Je bevindt je hier:

Het 4G-model voor het geven van goede feedback

Performance management
10 min

Het geven van goede feedback is helemaal niet zo makkelijk. En feedback geven waar een ander daadwerkelijk iets aan heeft, direct mee aan de slag kan, is nog veel moeilijker. Voor het geven van goede, effectieve feedback moet je rekening houden met een aantal uitgangspunten. Deze uitgangspunten zijn verwerkt in het 4G-model voor het effectief geven van feedback. In dit artikel worden de uitgangspunten en het 4G-model beschreven.

Uitgangspunten voor het geven van effectieve feedback

Bruikbaarheid

De feedback die je aan een ander geeft, dient bruikbaar te zijn. De ander moet er iets aan hebben. Het gaat dus niet om het uiten van je ongenoegen. Er moet een intentie van de gever zijn om oplossingsgericht te werk te gaan.

Neutraliteit

Feedback mag nooit veroordelend zijn. Natuurlijk is het mogelijk dat de ontvanger de feedback als veroordelend zal ervaren. Je kunt de kans hierop echter zo klein mogelijk maken door je feedback neutraal over te brengen. Ook hier speelt de intentie van de gever een belangrijke rol.

Actualiteit

Feedback dient te gaan over iets dat in het heden speelt. Denk aan het gezegde: ‘Geen oude koeien uit de sloot halen.’ Vaak is er sprake van een druppel die de emmer doet overlopen. ‘En nu we het er toch over hebben, vorig jaar heb jij …’ Dan is het effectiever om je te beperken tot het bespreken van de druppel en niet de hele emmer over hem heen te storten.

Openheid

Dit is een van de belangrijkste uitgangspunten. Doordat jij open bent over wat het gedrag van de ander met jou doet, nodig je de ander uit om dezelfde openheid te tonen. Dit verbetert jullie samenwerking en vergroot de kans dat je samen tot een oplossing komt.

Zakelijkheid

Met feedback geef je iemand niet alleen terug wat zijn gedrag met jou doet, maar ook wat het effect is op het grotere geheel, meestal de werkcontext. Hiermee help je hem het effect van zijn gedrag in een groter kader te plaatsen.

Veranderbaarheid

Feedback is gericht op veranderbaar gedrag. Alleen dan zal de ontvanger gedreven zijn om daadwerkelijk iets met de feedback te doen.

Gelijkwaardigheid

Hoewel je met elkaar praat over wat de ander wellicht zou kunnen verbeteren, is het belangrijk te beseffen dat je te allen tijde gelijkwaardig aan elkaar bent. Je wisselt enkel beelden met elkaar uit, zonder dat de een of de ander gelijk heeft. Er is een basis van respect en oprechtheid nodig om eerlijk en open met elkaar in gesprek te gaan over wat je van elkaar vindt.

Het 4G-model

In de volgende paragrafen leggen we het 4G-model uit, dat bestaat uit vier stappen. Het 4G-model is een hulpmiddel om een feedbackgesprek structuur te geven. Deze stappen voldoen aan de genoemde uitgangspunten. Elke stap in het gesprek begint met de letter G. De vier G’s zijn:

G1 – Gedrag               het gedrag dat de ander vertoont en waarop jij feedback wilt geven

G2 – Gevoel               het gevoel dat jij krijgt door het gedrag van de ander

G3 – Gevolg               het effect van het gedrag van de ander (op jou en de omgeving)

G4 – Gewenst gedrag het gedrag zoals je dat liever zou willen zien bij de ander

In deze vier G’s zijn de uitgangspunten van effectief feedback geven verwerkt.

G1: Gedrag

De eerste stap om succesvol feedback te geven is een beschrijving van het gedrag dat je observeert of hebt geobserveerd bij de ander. Hierbij is het de uitdaging om niet te beschrijven hoe iemand is of wat je van hem vindt. Beschrijf liever wat je hem ziet doen. Hoe meer er een interpretatie of zelfs een oordeel zit in je beschrijving, hoe groter de kans dat de feedbackontvanger zich zal willen verdedigen.

Wees feitelijk en specifiek

Bij het geven van feedback is het gewenst om dit zo feitelijk mogelijk te doen. Hoe concreter de voorbeelden die je noemt, hoe groter de kans dat de feedbackontvanger herkent wat het gedrag is dat je bedoelt.

Vermijd daarnaast ‘alles of niets’-uitspraken. Daarmee bedoelen we dat je termen gebruikt als ‘altijd’ of ‘nooit’. Hiermee wordt het voor de feedbackontvanger groter en bedreigender dan het feitelijk is. Is het waar dat iemand altijd dat gedrag vertoont waar jij je aan stoort? Waarschijnlijk niet.

Vermijd woorden met lading

Sommige woorden hebben een bepaalde lading, een zeker emotioneel label dat de meeste mensen met dat woord associëren. ‘Altijd’ en ‘niets’ zijn hiervan een voorbeeld, maar ook woorden als ‘steeds’, ‘eindelijk’, ‘zelfs’, et cetera. Kleine woorden die grote invloed hebben op hoe jouw boodschap overkomt, en daarmee op het effect van je feedback.

Gebruik voorbeelden

Benut voorbeeldsituaties uit het verleden. Door in je voorbereiding van het te voeren feedbackgesprek een aantal concrete situaties te verzamelen, heb je stof om het gesprek te voeren. Hoe minder tijd er zit tussen het feedbackgesprek en het moment waarop iemand zich op een bepaalde manier gedroeg, hoe krachtiger de boodschap. Dan weten zowel jij als de ander vaak nog het beste wat zich heeft voorgedaan. Hoe langer je wacht met je feedback, hoe groter de kans dat de feedbackontvanger het zich niet meer herinnert.

Bereid je goed voor op een feedbackgesprek

Het succes van een goed feedbackgesprek valt of staat bij een gedegen voorbereiding. We hebben al genoemd dat het nuttig is om enkele voorbeelden paraat te hebben om duidelijk aan te geven over welk gedrag je het wilt hebben. Daarnaast kan het lonen om het gesprek even te oefenen met een collega of vriend. Deze kan je vervolgens feedback geven op jouw manier van feedback geven. Bovendien kun je checken of je in de ogen van de ander proportioneel reageert op het gedrag van een ander, of dat je wellicht onredelijk bent jegens de persoon in kwestie.

Checklist met betrekking tot Gedrag

  • Benoem alleen wat je observeert, niet wat je ervan vindt.
  • Benoem het gedrag van de ander, niet zijn persoonlijkheid .
  • Wees feitelijk en concreet, vermijd vage uitspraken.
  • Wees neutraal in je gedragsomschrijving, gebruik geen woorden met lading.
  • Gebruik voorbeeldsituaties, zo specifiek mogelijk.
  • Gebruik niet te veel voorbeelden, beperk je tot het meest belangrijke.
  • Geef zo mogelijk feedback in het hier en nu.
  • Wacht niet tot het juiste moment er is, dat komt nooit.
  • Bereid je goed voor, eventueel met hulp van anderen.

G2: Gevoel

Nu de feedbackontvanger herkent welk gedrag je bedoelt, is het belangrijk om de gevolgen van zijn gedrag duidelijk te maken. Deze gevolgen kunnen enerzijds liggen op het relationele vlak (gevoel, beleving) en anderzijds op het meer zakelijke (inhoudelijke) vlak.

Wij kiezen ervoor in dit 4G-model om te beginnen met het gevoel en in de volgende stap (G3) naar de zakelijke, inhoudelijke kant of het gevolg te gaan. We doen dit omdat de meeste mensen het meest gevoelig zijn voor de relationele gevolgen van hun gedrag. Dit komt het meeste binnen. Door jouw gevoel te beschrijven geef je gewicht aan de boodschap. Jouw gevoel is namelijk altijd waar. De ontvanger kan niet zeggen: ‘Nee, hoor, je bent helemaal niet geïrriteerd.’ Het kan natuurlijk wel zijn dat hij vindt dat je overdreven reageert en dat hij het niet eens is met jouw gevoel. Maar hij zal niet zo snel jouw gevoel ontkennen of negeren. Dit is nu eenmaal not done: het erkennen van elkaars gevoel en hier respect voor opbrengen behoort tot onze basale sociale regels en codes. Natuurlijk kan iemand nog altijd zeggen: ‘Jammer voor je, maar daar heb ik geen boodschap aan,’ maar je kunt je afvragen of iemand die zo reageert überhaupt openstaat voor feedback en/of wil investeren in een betere samenwerking.

Verbaal en non-verbaal gedrag

Door jouw gevoel uit te spreken voorkom je dat je gevoel jouw boodschap en houding nadelig beïnvloedt. Immers, als je geïrriteerd bent, kan dat in je stem en houding terugkomen, waardoor de ander daar meer oplet dan op de inhoud van je boodschap. We letten bij communicatie voor 93% op het non-verbale en slechts voor 7% op het verbale. Daarom is het belangrijk om je gevoel te benoemen zodat je emoties de inhoud van je boodschap niet te veel ‘kleuren’. Als je je emoties of gevoelens uitspreekt, worden deze ook minder intens, waardoor je beter in staat bent om het gesprek te voeren.

Daarnaast is het van belang dat je non-verbale gedrag overeenkomt met wat je zegt. Als je ergens heel kwaad over bent, maar tijdens je feedback erg zenuwachtig bent, kan het gebeuren dat je veel moet glimlachen. De ontvanger zal je boodschap dan minder serieus nemen en mogelijk zelfs in verwarring raken omdat je non-verbaal en verbaal niet hetzelfde uitstraalt.

Spreek namens jezelf

Spreek je feedback altijd uit namens jezelf. Door anderen te betrekken in je feedback, begeef je je op glad ijs. Je verzwakt je eigen boodschap omdat je impliciet laat merken dat je je eigen boodschap niet sterk genoeg vindt. Je hebt kennelijk anderen nodig om het te verstevigen. Daarnaast zal de ontvanger sneller in de verdediging schieten, omdat je met anderen over hem hebt gesproken.

Zwak jouw feedback niet af

Gebruik heldere taal. Vaak zijn we te voorzichtig bij het geven van feedback. Een reden hiervoor is dat je de ander niet onnodig wilt kwetsen of dat je bang bent voor diens reactie.

Wat voel ik eigenlijk?

Je gevoel uitspreken: het lijkt makkelijker dan het is. Want wat je voelt, is vaak moeilijk onder woorden te brengen. Daarom is het ook hier belangrijk dat je het gesprek goed voorbereidt. Zo kun je rustig de tijd nemen om naar de juiste woorden te zoeken, woorden die precies beschrijven wat je voelt.

Checklist met betrekking tot Gevoel

  • Begin met het gevoel, dan met het zakelijke gevolg (G3).
  • Bedenk dat jouw gevoel altijd klopt, of het nu terecht is of niet dat je je zo voelt.
  • Let op je non-verbale gedrag, zorg dat dit overeenkomt met wat je zegt.
  • Praat vanuit jezelf, niet namens anderen.
  • Gebruik stevige taal, vermijdt voorzichtig en afgezwakt taalgebruik.
  • Bedenk goed wat je voelt, bereid je goed voor.
  • Benoem je gevoel, niet je gedachten.

G3: Gevolg

De feedbackontvanger weet inmiddels wat het gedrag is dat je bedoelt en welk effect dit heeft op jouw gevoel. Feedbackontvangers die gevoeliger zijn voor relationele argumenten, zijn waarschijnlijk al ‘om’ en zullen je feedback begrepen hebben. Het kan zijn dat je op dat moment genoeg hebt gezegd en beter kunt gaan luisteren naar wat de ander te zeggen heeft. Let dus goed op wat er aan de andere kant van de tafel gebeurt, met name op het non-verbale gedrag van je gesprekspartner. Als je merkt dat hij herkent wat je zegt en het ter harte neemt, is het waarschijnlijk verstandig om het hierbij te laten en met de ander in gesprek te gaan.

Maar omdat niet iedereen even gevoelig is voor relationele argumenten, is het vaak nodig om tevens inhoudelijke argumenten te benoemen. Beschrijf nu wat de effecten en gevolgen zijn van het gedrag van de ander op de organisatie of het werk.

Voorkom dreigementen

Het is mogelijk dat de ander jouw beschrijving van het gevolg opvat als een dreigement. De kans is groot dat je hiermee juist weerstand oproept bij de ander.

Wees geen leraar

Spreek de ander niet belerend toe. Dat roept ook weerstand op, omdat je hiermee impliciet de kennis en ervaring van de ander niet erkent.

Less is more

Zorg ervoor dat het niet teveel wordt voor de ander. Als je te veel gevolgen in één keer noemt, wordt het voor de ontvanger vaak verwarrend. Een ander risico is dat hij ingaat op iets eenvoudigs en juist datgene wat jij zo belangrijk vindt, negeert. Kies er liever voor om één effect te benoemen waarvan je verwacht dat het gewicht in de schaal legt voor de ontvanger en dat ook voor jou belangrijk is. Mocht blijken dat dit niet het geval is, kies dan voor een tweede gevolg.

Checklist met betrekking tot het Gevolg

  • Bepaal of je moet doorgaan, of dat je met G1 en G2 al genoeg hebt gezegd.
  • Hou de beschrijving van het gevolg neutraal, gebruik geen dreigementen.
  • Wees niet belerend, hou op met praten als het voor de ander duidelijk is.
  • Let goed op (non-verbaal) gedrag van de ander.
  • Beperk je tot het meest belangrijke, probeer niet volledig te zijn.

G4: Gewenst gedrag

De laatste stap van het model is het gewenste gedrag (G4). Het gedrag is beschreven (G1), net als het gevoel dat dit bij jou oproept (G2) en wat de zakelijke gevolgen ervan zijn (G3). Nu is het tijd om het te hebben over hoe het anders kan.

Zoek de dialoog

Tijdens G1 tot en met G3 heb je ruimte genomen om te zeggen wat voor jou belangrijk is. Nu is het tijd om de ander de ruimte te geven om te reageren. In die zin is G4 vragender van aard dan de eerste drie G’s.

Herken je wat ik zeg?

Een dergelijke vraag biedt de ander ruimte om te reageren. Bovendien geef je hem zo de kans om zelf voorstellen te doen. De kans dat iemand zich houdt aan zijn eigen voorstellen is veel groter dan in het geval dat jij de voorstellen hebt gedaan. Maar het belangrijkste voordeel is dat je eerst checkt of de ander jouw feedback herkent en erkent voordat je overgaat tot het maken van afspraken. Dit is nodig om de ander in de richting van oplossingen te brengen. Doe je te snel een voorstel voor gewenst gedrag, terwijl de ander jouw feedback nog niet herkent, dan schiet je daarmee je doel voorbij.

Laat de ander beslissen

Een valkuil is dat jij de oplossing voor de ander gaat aanleveren. Vraag in plaats daarvan aan de feedbackontvanger naar een oplossing.

Als er onverhoopt niets komt (geef echt even bedenktijd), kijk dan hoe je samen een oplossing kunt bedenken en stel als laatste mogelijkheid een oplossing voor zoals jij die bedenkt. We noemen dit ook wel de ‘JIJ-WIJ-IK’-volgorde:

  1. Welke oplossing heb JIJ?
  2. Welke oplossing kunnen WIJ samen bedenken?
  3. IK stel je de volgende oplossing voor.

Geef ruimte aan de ontvanger

Let erop dat je de ontvanger ruimte geeft om te reageren. Voordat je samen het gewenste gedrag goed kunt bespreken, is het belangrijk dat de ander zijn kant van het verhaal mag toelichten. Mensen doen dingen immers vaak met een reden. Meestal is men zich niet eens bewust van de effecten. Hiermee kun je begrip krijgen voor waarom hij zo heeft gehandeld.

Probeer concrete afspraken te maken

Probeer tot concrete oplossingen of afspraken te komen. De kans is zo groot dat de ander het gedrag echt aanpast en jij houdt de mogelijkheid open om erop terug te komen: positief of niet, omdat er in dat laatste geval nog (verdere) verbetering nodig is.

Eis geen oplossing! Uiteindelijk zal de feedbackontvanger zelf beslissen of hij iets gaat doen met de feedback. Afdwingen werkt alleen binnen hiërarchie en dan nog is de kans groot dat de relatie onder druk komt te staan. Mensen hebben vaak ook tijd nodig om te laten bezinken wat er gezegd is. Onthoud dat het niet om winnen of verliezen gaat, want dan verlies je uiteindelijk allebei!

Checklist met betrekking tot Gewenst gedrag

  • Check hoe je verder gaat: is de ander bereid om over afspraken en oplossingen te praten?
  • Laat de oplossing uit de feedbackontvanger komen.
  • Gebruik de ‘JIJ-WIJ-IK’-methode om je eigen oplossing uit te stellen.
  • Geef ruimte voor de reactie van de ontvanger.
  • Vraag om concrete afspraken en oplossingen.
  • Eis geen oplossing, laat de ander beslissen.
  • Geef (eventueel) tijd om de boel te laten bezinken.

Dit artikel delen met anderen

Blijf op de hoogte van alle insights