088 - 448 70 00 Inloggen 088 - 448 70 00 Inloggen
Context GITP3

Privacyverklaring

I. INLEIDING

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door GITP B.V., GITP Ontwikkeling B.V. en GITP Training & Opleiding B.V. (hierna: ‘GITP’). Onder verwerking van persoonsgegevens wordt onder andere verstaan het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, bijeenbrengen, opvragen, raadplegen of vernietigen van persoonsgegevens. GITP verzamelt persoonsgegevens van opdrachtgevers, deelnemers, leveranciers en bezoekers van onze websites.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

GITP is verantwoordelijk voor het naleven van alle toepasselijke wet- en regelgeving ter bescherming van persoonsgegevens, meer in het bijzonder van de Europese Verordening 2016/679 c.q. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

AVG en bescherming van persoonsgegevens

GITP is met het oog op de naleving van de AVG en met het doel opdrachtgevers, deelnemers, leveranciers en bezoekers van onze websites ervan te verzekeren dat GITP persoonsgegevens op de best mogelijke manier beschermt, ISO 27001-gecertificeerd. GITP heeft in dat kader een managementsysteem voor informatiebeveiliging ingericht.

De naleving van deze ISO-norm gaat gepaard met een bewustwordingsprogramma voor alle (nieuwe) medewerkers over privacy en informatiebeveiliging. Het geheel omvat GITP’s stelsel van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en procedures voor de melding van incidenten, controlemechanismen, opleiding van medewerkers, evaluatie van activiteiten en continue verbetering. De directie van GITP is eigenaar van dit programma en laat zich bijstaan door een Security Officer, Privacy Officer en Functionaris voor de Gegevensbescherming.

De bescherming van privacy speelt van oudsher een zeer belangrijke rol in onze organisatie. Alle assessment-psychologen zijn verplicht lid van het NIP (Nederlands Instituut van Psychologen) en (tuchtrechtelijk) gebonden aan een uiterst zorgvuldige omgang met assessmentgegevens.

In alle verwerkingen binnen onze organisatie gaan wij zeer zorgvuldig om met persoonsgegevens en klantinformatie. De principes en verplichtingen van de AVG zijn hierbij het uitgangspunt, evenals die in beroepscodes waaraan GITP zich conformeert.

Dit houdt o.a. in dat GITP:

  • Op begrijpelijke en transparante wijze informeert over hoe en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt;
  • Persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde en bepaalde doeleinden verwerkt en de gegevensverwerking baseert op één van de in de AVG genoemde grondslagen;
  • Passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen treft om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging;
  • Personen informeert over hun rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door GITP worden verwerkt;
  • Niet meer of langer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk.

Doeleinden en grondslagen

GITP verzamelt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en op verschillende grondslagen: bijvoorbeeld voor de levering van diensten zoals met u en/of uw werkgever overeengekomen, voor precontractuele activiteiten (zoals het doen van offerte) of voor het verwerken van het verzoek dat u ons via een van de formulieren op onze website doet.

GITP heeft een gerechtvaardigd belang om uw gegevens te verwerken: de verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor de goede afhandeling van uw verzoek. Op diverse pagina's van onze website wordt gevraagd persoonlijke gegevens in te vullen, bijvoorbeeld wanneer u met ons in contact wilt komen of informatie aanvraagt. Bepaalde verwerkingen verrichten we uitsluitend met uw toestemming. Deze gegeven toestemming kunt u te allen tijde ook weer intrekken.

GITP is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke

Persoonsgegevens – alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die met GITP wordt gedeeld – worden door GITP als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke verwerkt met het oog op of in verband met: (i) de levering van GITP’s diensten en het zo goed en professioneel mogelijk vervullen van GITP’s expertrol; (ii) het zelfstandig beslissingen kunnen nemen met betrekking tot voor de realisatie van de kwaliteit van de aangeboden diensten noodzakelijke verwerkingen van persoonsgegevens (iii) toepasselijke vereisten in wet- en regelgeving; (iv) verzoeken van en mededelingen aan bevoegde autoriteiten; en (v) administratieve en klantrelatie doeleinden.

GITP houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en is in het bijzonder zelfstandig verantwoordelijk voor het naleven van de AVG. In hoedanigheid van zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke beschikt GITP over een verwerkingsregister. Dit register is onderdeel van het Privacy Control Framework van GITP en wordt periodiek geëvalueerd en waar vereist bijgewerkt.

Onverminderd de bestaande contractuele afspraken en overeenkomsten met opdrachtgevers zal GITP alle persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelen en medewerkers en subverwerkers die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens informeren over de vertrouwelijke aard van persoonsgegevens. GITP draagt er zorg voor dat dergelijke personen en partijen zich verplichten persoonsgegevens ook strikt vertrouwelijk te behandelen en geheim te houden.

In opdracht van opdrachtgevers kunnen testdeelnemersgegevens verrijkt worden met door opdrachtgevers verstrekte informatie of extra door GITP verzamelde informatie. Ook de verwerking van deze informatie en de koppeling aan testdeelnemersgegevens, testgegevens en resultaten vindt plaats met GITP én opdrachtgevers in de rol van onafhankelijke en zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken. GITP zal resultaten die hieruit voortvloeien uitsluitend in geaggregeerde én geanonimiseerde vorm delen met opdrachtgevers of derden. In het geval GITP persoonsgegevens verstrekt aan opdrachtgevers of derden, gebeurt dit alleen met (door opdrachtgever verkregen) toestemming van de testdeelnemer. Meer in het bijzonder verstrekt GITP rapportages aan opdrachtgevers, tenzij de testdeelnemer de opdrachtgever van GITP heeft aangegeven hiervoor geen toestemming te verlenen.

II. WEBSITE

Cookies

Wij maken op onze websites en apps gebruik van cookies. U kunt cookies voor alle sites en apps uitzetten via uw browser.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestanden die uw computer, tablet of mobiele telefoon ontvangt als u een website bezoekt. Cookies zijn geen computerprogramma’s en kunnen niet worden gebruikt om computervirussen te verspreiden. Cookies maken het bezoek aan de website en het gebruik van apps van GITP gebruiksvriendelijker.

Waarom gebruiken wij cookies?

GITP gebruikt cookies om anoniem bij te houden hoeveel bezoekers de site krijgt, welke pagina’s bezocht worden en welke informatieaanvragen worden gedaan. De cookies die GITP gebruikt bevatten geen naam en adresgegevens, alleen gegevens betreffende uw gebruik worden opgeslagen (bezochte pagina’s, technische details en ip-adres). Deze gegevens dienen voor analyse van het gebruik en bezoek, zodat wij onze websites en apps kunnen optimaliseren en u in de toekomst nog beter van dienst te kunnen zijn. Uiteraard gaan wij zorgvuldig met deze informatie om.

Wat gebeurt er als cookies uitgezet worden?

Als u uw cookies uitzet hebben wij minder inzicht in het (website)gebruik, zodat wij deze niet kunnen optimaliseren om u in de toekomst nog beter van dienst te zijn.

Welke cookies gebruikt GITP?

GITP gebruikt functionele cookies, analytische/statistische cookies en marketing/tracking cookies.

Cookies van derden

Op onze website worden ook cookies van derden geplaatst. Op het gebruik van cookies door derden is het privacy- en cookiebeleid van deze derde van toepassing. We adviseren u de websites van deze derden regelmatig te raadplegen en verwijzen u voor een volledig overzicht van partijen die cookies en/of overige technieken op onze website plaatsen naar de volgende link: Cookiebeleid GITP

Afmelden cookies

Wilt u liever geen gebruik maken van cookies en/of overige technieken dan kunt u deze op ieder gewenst moment uitzetten of verwijderen via uw browser. Instructies voor het aanpassen van de instellingen van de browser vindt u onder 'Help' in de toolbar van de meeste browsers.

Om bezoekers van websites meer keuze te geven over hoe hun gegevens worden verzameld door Google Analytics, kunt u ook de Google Analytics Opt-out Browser Add-on downloaden.

III. TALENT INTELLIGENCE PLATFORM (TIP)

Op het Talent Intelligence Platform van GITP werken HR-professionals, managers, deelnemers en onze adviseurs samen aan het selecteren van nieuwe medewerkers, het in kaart brengen van talent en laten zien welke ontwikkelmogelijkheden mensen in huis hebben.

Hoe werkt TIP?

Het Talent Intelligence Platform maakt het eenvoudig assessments te kiezen, samen te stellen en te plannen. Het Talent Intelligence Platform bevat een persoonlijk klantdashboard met ‘real time’ inzicht in de voortgang van lopende trajecten, eindrapportages en adviezen. Door gebruik te maken van het Talent Intelligence Platform bouwen onze opdrachtgevers een schat aan informatie op die hen helpt om strategisch onderbouwde HR-beslissingen te nemen. Voorafgaand aan het afnemen van een assessment via TIP, worden testdeelnemers in de gelegenheid gesteld deze privacyverklaring te accepteren.

Welke persoonsgegevens worden van u op TIP verwerkt?

GITP verzamelt en gebruikt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van assessments via TIP.

IV. UW PERSOONSGEGEVENS – DOELEINDEN, GRONDSLAGEN EN GEBRUIK VAN UW GEGEVENS

Het leveren van (pre-)contractuele diensten

GITP verwerkt uw persoonlijke gegevens om onze diensten aan u te kunnen leveren. We gebruiken de gegevens bijvoorbeeld om op uw verzoek een offerte te doen en vervolgens uitvoering te geven aan de overeenkomst, de relatie met u te onderhouden in relatie tot de opdracht, een opdracht tot inschrijving te verwerken en bevestigen of om een factuur te verzenden. We gebruiken de gegevens ook om informatieverzoeken te beantwoorden en hebben daartoe een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken.

Betrokkenheid van en delen met derden

GITP kan als verwerkingsverantwoordelijke andere partijen inschakelen om een aspect van of een deel van de dienstenverlening voor u uit te voeren; het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld een externe consultant, trainer of assessmentpsycholoog, of om een extern(e) test(systeem) als onderdeel van het assessment, of om ict-systeem of -platform waarmee we onze diensten verrichten, bijvoorbeeld een crm-systeem of e-learning platform. Voor zover deze derden toegang nodig hebben tot persoonlijke gegevens om deze diensten uit te voeren, heeft GITP de juiste contractuele, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen gecontracteerd om ervoor te zorgen dat deze derden uw gegevens uitsluitend gebruiken of verwerken voor de beoogde doeleinden en conform de instructies die we met deze derden zijn overeenkomen.

Om juridische redenen delen met derden

We kunnen uw persoonlijke gegevens met derden delen als we van mening zijn dat toegang tot en gebruik van de persoonlijke gegevens redelijkerwijs noodzakelijk is om (i) te voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en/of gerechtelijke bevelen, (ii) om fraude, (toekomstige) beveiligingsissues of technische problemen te voorkomen of op te sporen of op te lossen en/of iii) de belangen, eigenschappen of veiligheid van GITP, onze gebruikers of het publiek te beschermen voor zover in overeenstemming met de wet.

Marketing en verkoopactiviteiten

GITP informeert klanten graag over aanbiedingen, innovaties en overige relevante (vakinhoudelijke) content met betrekking tot onze dienstverlening, conform de regelgeving die hiervoor van toepassing is, of omdat u hiertoe expliciet toestemming hebt gegeven. We kunnen dit doen per telefoon, e-mail, nieuwsbrieven of direct persoonlijk contact. Vanzelfsprekend heeft u altijd het recht aan te geven hierop geen prijs (meer) te stellen.

Verwerking van uw gegevens op de GITP website

GITP verzamelt en gebruikt uw persoonlijke gegevens op onze website om u (gepersonaliseerde) webcontent te leveren en om zo gericht mogelijk met u te communiceren. Uw gegevens worden ook gebruikt voor onderzoek en analyse om onze diensten en websites te verbeteren, zoals hierboven uiteengezet. We kunnen gegevens die op onze websites zijn ingevoerd ook gebruiken om per e-mail informatie over andere diensten van GITP aan u te verzenden, op voorwaarde dat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Deze toestemming kunt u vanzelfsprekend op elk moment weer intrekken.

Sollicitatiedoeleinden voor vacatures bij GITP of onze opdrachtgevers

We bieden u de mogelijkheid op de website om ons uw motivatiebrief en CV toe te sturen in het kader van (open) sollicitaties bij GITP of een van onze opdrachtgevers, om u te abonneren op onze job-alert of voor opname in onze talentpool. Uw gegevens worden opgeslagen in een database die wordt beheerd door GITP en gehost door een derde partij. Het is in dat geval ons gerechtvaardigde belang om uw persoonsgegevens te verwerken. De verwerking is noodzakelijk om de sollicitatieprocedure goed te laten verlopen of om uw te kunnen voorzien van job-alerts.

Research & Development

Uitsluitend geanonimiseerde testgegevens kunnen door de Research- & Development afdeling van GITP worden toegepast voor de validatie en normering van tests alsmede voor benchmarkingsdoeleinden en statistische analyses. De data zijn met aanvullende beveiligingsmaatregelen beschermd. Het is ons gerechtvaardigde belang om de kwaliteit van testen te (blijven) waarborgen. GITP verkoopt uw gegevens onder geen enkele omstandigheid aan derden.

IV. BEWAARTERMIJNEN

GITP slaat uw persoonlijke gegevens niet langer op dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de informatie en de doeleinden van de verwerking.

Hieronder vermelden we de bewaartermijnen van persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en diensten:

  • Voor zover persoonsgegevens vallen onder de wettelijke fiscale bewaarplicht: zeven (7) jaar
  • Deelnemersgegevens in ons administratie- of marketingsysteem: vijf (5) jaar na de laatste registratie of activiteit, zodat we u op basis van eerdere activiteiten kunnen blijven adviseren en informeren over volgende ontwikkelingsstappen. Of om bijvoorbeeld uw recht op een (bij u zoekgeraakt) deelnamecertificaat te kunnen verifiëren, kortom om u services te kunnen aanbieden.
  • Voor sollicitatieprocedures: vier (4) weken, tenzij u aangeeft prijs te stellen op de langere bewaartermijn van één (1) jaar. Deze kunt u jaarlijks verlengen.
  • Opname in de talentpool of abonnement op job-alerts: één (1) jaar met jaarlijkse verlengingsmogelijkheid.
  • Uw assessmentdossier en testgegevens: twee (2) jaar. Uitsluitend met uw toestemming wordt de eindrapportage met de opdrachtgever gedeeld. Voorafgaand heeft u hierin inzage en kunt u nadere toelichting hierop vragen.
  • Uw coachingsdossier: twee (2) jaar.
  • Leeractiviteiten in het kader van e- of blended learning: één (1) jaar of negentig (90) dagen, afhankelijk van de overeenkomst.

Uw persoonlijke deelnemersportal (als daar sprake van is binnen een dienst) blijft in principe als service voor u openstaan, tenzij u aangeeft dat deze mag worden verwijderd. Over de vernietiging van bijvoorbeeld uw assessmentrapportages informeren wij u tijdig, zodat u deze te allen tijde naar uw eigen computer kunt downloaden.

V. UW RECHTEN

U heeft het recht om ons schriftelijk of per e-mail te verzoeken om:

1. Inzage in uw persoonsgegevens.

U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Indien dat het geval is, leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke wijze wij dit doen en voor welke doeleinden. U kunt ons tevens verzoeken om een kopie toe te zenden van uw persoonsgegevens die wij verwerken met uitzondering van het ruwe testmateriaal. In verband met het inzagerecht van het ruwe testmateriaal geldt een noodzakelijke beperking: van dit ruwe testmateriaal kunnen wij geen afschrift verstrekken. Het bieden van inzage tijdens een gesprek, in combinatie met het schriftelijke eindrapport waar de uitslag van de test in beschreven staat, leidt volgens de Autoriteit Persoonsgegevens in dit verband tot een redelijk evenwicht tussen het recht op inzage enerzijds en het behoud van de waarde van de tests en de auteursrechtelijke bescherming van onze assessments, (psychologische) tests testmateriaal, vragenlijsten, etc. anderzijds.

2. Rectificatie van uw persoonsgegevens.

Indien u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, kunt ons verzoeken om uw gegevens aan te vullen of te wijzigen.

3. Verwijdering van uw persoonsgegevens.

U kunt ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te wissen. Wij zullen uw gegevens na ontvangst van een verzoek daartoe zonder onredelijke vertraging wissen indien: (i) de gegevens niet langer meer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze hebben verwerkt, (ii) u ons niet langer toestemming geeft voor verwerking, als dat de grondslag voor verwerking was, (iii) de gegevens door ons zijn verwerkt in het kader van direct marketing, (iv) u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen reden (meer) is waarom wij de gegevens nog langer mogen verwerken of (v) er een wettelijke reden aanwezig is om uw persoonsgegevens te wissen.

4. Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.

In sommige gevallen wenst u mogelijk een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons in dat geval verzoeken om de gegevensverwerking te beperken. Wij zullen voldoen aan een dergelijk verzoek indien na onderzoek blijkt dat dit mogelijk is, bijvoorbeeld als u niet al uw gegevens wilt laten wissen, maar overige specifieke gegevens niet langer meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.

VI. VRAGEN, VERZOEKEN, KLACHTEN EN TOEZICHT

Vragen en verzoeken

Voor vragen en verzoeken kunt u contact met ons opnemen door middel van het contactformulier.

Klacht indienen bij GITP

Als u een klacht rechtstreeks aan GITP wilt doorgeven kunt u gebruik maken van het onderstaande klachtenformulier of via:

GITP B.V.
Privacy Office
Postbus 2182
3500 GD Utrecht
Telefoon: 088 – 448 70 00
Email: privacy.office@gitp.nl

U ontvangt uiterlijk binnen vier (4) weken per e-mail antwoord.

Klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming

GITP heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze houdt toezicht op de toepassing en naleving van de AVG door GITP. U kunt rechtstreeks bij deze Functionaris Gegevensbescherming een klacht indienen. Dat kan per e-mail via privacy.office@gitp.nl ter attentie van de Functionaris Gegevensbescherming.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

De Autoriteit Persoonsgegevens is de Nederlandse toezichthouder die de naleving van de AVG controleert. U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u meent dat uw rechten zijn geschonden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) vindt u hiervoor een mogelijkheid.

Heeft u een klacht? Laat het ons weten.


GITP HECHT VEEL WAARDE AAN KWALITEIT EN ZORGVULDIGHEID

Wij hanteren hoge kwaliteitsstandaarden en werken er hard aan deze waar te maken. Iedere dag opnieuw!

Bent u niet (geheel) tevreden? Wij nodigen u uit om dat kenbaar te maken. Bij voorkeur aan de adviseur of medewerker met wie u direct te maken hebt gehad. Onze ervaring is dat een goed gesprek al veel onvrede kan wegnemen.

Het kan natuurlijk ook zijn dat u uw klacht kenbaar wilt maken zonder eerst contact op te nemen met de betreffende adviseur of medewerker. In dat geval vragen wij u gebruik te maken van bijgaand klachtenformulier. Vervolgens ontvangt u, afhankelijk van de inhoud en omvang van uw klacht, binnen 2-5 werkdagen onze reactie.

Om aan uw aanvraag te kunnen voldoen, verwerken wij uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we met uw gegevens omgaan vindt u in onze Privacy policy *

Versiebeheer van dit privacyreglement

GITP behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De laatste wijzigingen hebben plaatsgevonden per 1 januari 2022 en hadden betrekking op de positionering van GITP als verwerkingsverantwoordelijke, een aanvulling op het inzagerecht, de opname van het Talent Intelligence Platform (TIP) in deze privacyverklaring, het uitsluitend gebruik maken van geanonimiseerde persoonsgegevens voor Research & Development en op een wijzing van het postadres van de Privacy Office.