Werken aan de competentie besluitvaardigheid

ONTWIKKELBAARHEID VAN COMPETENTIES

Competenties zijn (in principe) te ontwikkelen. Hoe goed iemand de benodigde competenties kan leren beheersen en doelgericht inzetten, hangt echter van zijn talenten af. Mensen verschillen in talenten. Dat verschil in talenten heeft gevolgen voor de ontwikkelbaarheid van hun competenties. Iemands talenten liggen grotendeels vast. Niet iedereen kan alles even gemakkelijk leren of doen. In het bijzonder je persoonlijkheid en je intelligentie stellen grenzen aan het gemak waarmee je je sommige competenties eigen kunt maken. Anderzijds bieden ze ook juist mogelijkheden om andere competenties sterk in te zetten. Talenten zijn dus een basisvoorwaarde voor resultaten.

Dit kan als volgt weergegeven worden: Talent > Competenties > Resultaat

WERKEN AAN DE COMPETENTIE Besluitvaardigheid

Maandelijks staat een competentie uit de top 10 te ontwikkelen competenties centraal in de reeks ‘Werken aan….’. Jij kunt als HR-professional, manager of coach werken aan het verbeteren van deze competentie bij je medewerkers. Deze maand de nummer zeven uit de top 10: besluitvaardigheid.

Het volgende komt in dit artikel aan de orde:

• Wat is besluitvaardigheid en hoe kan deze competentie worden herkend?
• Welke vragen moet je stellen om de competentie te toetsen?
• Coachingtips: Hoe kun je de medewerker helpen bij het ontwikkelen van besluitvaardigheid?

Definitie en gedragsindicatoren besluitvaardigheid

Onder besluitvaardigheid verstaan we het volgende: Beslissingen nemen door middel van het ondernemen van acties of zich vastleggen door middel van het uitspreken van oordelen.

Gedragsindicatoren vormen de basis van een competentie. Je herkent de competentie besluitvaardigheid aan de volgende 6 gedragsindicatoren:

• Neemt snel een standpunt in en spreekt daarbij een gegrond oordeel uit.
• Confronteert: spreekt zich uit als iets niet juist is.
• Neemt een beslissing indien een snelle beslissing nodig is, ook wanneer niet alle informatie voorhanden is.
• Is bereid beslissingen te nemen waarvan de gevolgen niet volledig te overzien zijn.
• Geeft bij uitstel van een beslissing concreet aan wanneer wel een beslissing zal worden genomen.
• Neemt concrete beslissingen en communiceert deze duidelijk naar alle betrokkenen.

WELKE ROL SPEELT TALENT BIJ DE ONTWIKKELING VAN DE COMPETENTIE?

In deze paragraaf aandacht voor de ontwikkelbaarheid van de competentie. Ook komen de randvoorwaarden voor een effectieve ontwikkeling van de competentie aan de orde.

Besluitvaardigheid is niet gemakkelijk te ontwikkelen. Eerst moet worden nagegaan wat de oorzaak is van een te geringe besluitvaardigheid bij een medewerker. Mogelijke oorzaken kunnen zijn dat de medewerker:

• niet weet welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden hij precies heeft;
• te perfectionistisch is;
• weinig zelfvertrouwen heeft.

Te weinig besluitvaardigheid kan samengaan met onvoldoende initiatief.

Voor het met vertrouwen verder ontwikkelen van deze competentie is het van belang dat er een omgeving is waarin fouten gemaakt mogen worden. Niet alleen succes bij een goede beslissing onderhoudt de motivatie maar ook opbouwende op verbetering gerichte feedback bij een foute beslissing.

Van talent naar competent: Welke vragen moet je stellen om de competentie te toetsen?

De STAR-methode is een specifieke methode van gedrags- en resultaatgericht interviewen. De methode houdt in dat je door je manier van vragen stellen probeert een zo betrouwbaar mogelijk beeld van iemands optreden te krijgen, ook al was je er zelf niet bij. Dat doe je door volgens een vaste structuur te vragen naar:

• Wat was de situatie (S)?
• Voor welke taak (T) stond je?
• Wat deed je concreet (A = Activiteit)?
• Wat was daarvan het resultaat (R)?

Het is een nuttige manier om gedragsvoorbeelden te verzamelen en een helder beeld te krijgen van die aspecten van gedrag die je gesprekspartner verder kan ontwikkelen.

Hieronder een aantal STAR(t)-vragen, waarmee een coach het gesprek kan starten om concreet gedrag met betrekking tot de competentie besluitvaardigheid bespreekbaar te maken:

• Beschrijf een situatie waarin je een besluit hebt uitgesteld. Wat hield je tegen? Wat waren de consequenties van het uitstel?
• Heb je wel eens meegemaakt dat je door snel in te grijpen een groot probleem hebt kunnen voorkomen of juist een succes hebt geboekt? Hoe ben je toen te werk gegaan?
• Welke belangrijke besluiten heb je de afgelopen periode genomen? Hoe heb je je hierop voorbereid? Heb je deze besluiten tijdig genomen?
• Wat was de moeilijkste beslissing van de afgelopen weken? Wat maakte deze beslissing zo moeilijk? Hoe lang heb je er over gedaan om een besluit te nemen?

COACHINGTIPS

Om iemand verantwoord te kunnen coachen op het managen van een specifieke competentie voor persoonlijke ontwikkeling, moet je informatie hebben over zowel zijn talent voor die competentie als over de mate waarin hij de competentie al in zijn feitelijk gedrag laat zien.

Tips voor de coach:

Informeren: De gesprekspartner concrete adviezen geven om informatie te verzamelen of acties te ondernemen die hem kunnen helpen om zelf zijn talent en competentie te managen.

• Vraag de medewerker om een week lang bij te houden hoeveel en welke beslissingen hij heeft genomen en over welke beslissingen hij nog twijfelt. Dit verschaft inzicht in zijn besluitvormingsproces en versterkt zijn zelfvertrouwen, omdat zal blijken hoeveel goede beslissingen er al zijn genomen.
• Laat de medewerker voor zichzelf lijstjes maken, waarin staat op welke gronden hij zijn beslissingen neemt. Vraag hem die beslissingsgronden in volgorde van prioriteit te zetten. Dat maakt het nemen van routinebeslissingen gemakkelijker.
• Vraag de medewerker om een overzicht te maken van de verschillende beslissingen in zijn werk. Vraag hem bij elk besluit te noteren wat het grootste risico is van het nemen van zo’n besluit. Laat tevens bij elk besluit aangeven wat het voordeel is van dat besluit voor hemzelf en voor anderen. Vraag hem om daarnaast te zetten wat de risico’s zijn bij het uitstellen van het besluit voor hemzelf en anderen.
• Laat de medewerker nadenken over de vraag wat de negatieve consequenties zijn van het uitstellen van een besluit. Dit kan hem helpen om sneller tot een besluit te komen.

Assisteren: De gesprekspartner persoonlijk en rechtstreeks ondersteunen bij het managen van zijn talent en competentie.

• Als de medewerker achteraf gezien toch een foute beslissing heeft genomen, ga dan samen met hem na waar het mis is gegaan. Ga na hoe hij tot welke beslissing is gekomen en wat een betere beslissing zou zijn geweest, gegeven die situatie.
• Vraag de medewerker genomen besluiten op papier te zetten en spreek de lijst op een geschikt moment met hem door. Vraag de medewerker per besluit bij te houden hoe lang hij er over gedaan heeft. Vraag hem te proberen om lange bedenktijden terug te brengen. Ga samen na hoe hij tot een besluit is gekomen en of de beslissing op tijd is genomen. Vraag de medewerker onderwerpen op een lijst te zetten waarover hij voor bepaalde data besluiten moet nemen. Check regelmatig de voortgang en bespreek vertragingen.
• Spreek de medewerker aan op een genomen besluit. Bekijk hoe hij zijn besluit verdedigt en of hij instaat voor de consequenties. Geef hem concrete feedback.

Verwijzen: De gesprekspartner verwijzen naar andere personen door wie of naar situaties waarin hij geholpen kan worden om zijn talent en competentie te managen.

• Laat de medewerker een tijdje samenwerken met een collega die goed is in het nemen van lastige beslissingen. Vraag de medewerker ook collega’s te raadplegen die met lastige beslissingen te maken hebben. Laat hem aan hen vragen hoe zij tot hun beslissingen komen. Welke consequenties laten zij zwaar wegen en welke niet? Laat de medewerker bepalen wat hij hiervan wil overnemen.

EXTRA ONDERSTEUNING

En voor medewerkers die nog wat extra ondersteuning kunnen gebruiken is er de online training besluitvaardigheid.

De inhoud van dit artikel is gebaseerd op het boek ‘Coachen op gedrag en resultaat’ van Nico Smid.