De kunst van het feedbackgeven

Iedereen die samenwerkt met andere mensen heeft met feedback te maken. Het geven en ontvangen van feedback is niet altijd even makkelijk en kan ook heel spannend zijn. Maar als het goed gaat, kan feedback je een kick geven. Je merkt dan dat jezelf de samenwerking met anderen kunt verbeteren en bovendien je eigen ontwikkeling een boost kunt geven.

Feedback = terugkoppeling

De letterlijke betekenis van feedback is terugkoppeling. Als je feedback geeft dan geef je de ander terugkoppeling op zijn gedrag en hoe dat gedrag op jou overkomt. Het doel hiervan is dat de ander in de toekomst zijn gedrag kan aanpassen op een manier die effectiever is dan daarvoor. Door het verkrijgen van feedback is iemand in staat om zich verder te ontwikkelen. Een ander effect kan zijn dat de samenwerking tussen de feedbackgever en -ontvanger verbetert.

Feedback kan zowel positief ("Wat heb jij dat voorstel in de vergadering helder gepresenteerd. Ik snapte het meteen!") als negatief ("Ik vond het vervelend dat je mij tijdens de vergadering telkens in de rede viel") zijn.

Commentaar geven is geen feedback

Veel mensen denken dat commentaar geven of kritiek leveren ook feedback is, maar dat is niet het geval. Je geeft een oordeel over een ander (“De notulen zijn erg onvolledig” of “Je argumenten zijn slecht”). Bij feedback is dat niet het geval. Jij spreekt je uit over het gedrag van een ander, maar je veroordeelt hem of zijn gedrag niet.

Je laat in jouw feedback duidelijk merken hoe je er tegenaan kijkt, maar je verpakt jouw boodschap. Je gebruikt je mening om met de ander in gesprek te gaan over hoe het anders kan. Je hoopt dat het anders kan. Het moet echter geen eis worden. Vooral als de reactie van een leidinggevende of de bestuurder komt dan geeft dat een gevoel van onveiligheid. Je ziet het als iets dat je ermee aan de slag moet, omdat de ander een hogere positie heeft. Bedenk dat de ander altijd de vrijheid heeft om de gegeven feedback op waarde te schatten. De kunst van het feedbackgeven is om invloed uit te oefenen zonder daarbij je formele macht te gebruiken. Het effect is dan groter.

Richtlijnen voor feedbackgeven

Er zijn verschillende richtlijnen voor het geven van feedback.

Je begint met het beschrijven van het gedrag dat je gezien of gehoord hebt. (“Ik merk dat je mij voortdurend in de rede valt.”). Doe dit concreet en zeg wat je hebt waargenomen. Het gaat dan om feiten en niet om fantasieën. ("Ik zag jou om 10.10 uur bij de vergadering binnenstappen" in plaats van "Je komt altijd te laat."). Gebruik bij feedback geven altijd de ik-vorm. (“Ik zie dat je de vergaderstukken niet op tafel hebt”) Als je de jij-vorm gebruikt komt het al gauw beschuldigend over (“Jij hebt de vergaderstukken niet op tafel!”). Geef vervolgens aan wat het effect van het gedrag van de ander op jou was ("Ik zag jou om 10.10 uur de OR-vergadering binnenstappen. Dat vond ik heel erg vervelend, want we hadden om tien uur afgesproken en hierdoor liep de vergadering vertraging op. We moesten het agendapunt opnieuw inleiden.”) Geef tot slot de ander de gelegenheid om te reageren (“Wat vind jij daarvan?”).

UITGANGSPUNTEN VAN EFFECTIEVE FEEDBACK

Bruikbaarheid: De feedback die je aan een ander geeft moet bruikbaar zijn. De ander moet er iets aan hebben.

Neutraliteit: Feedback mag nooit veroordelend zijn. De ontvanger van de feedback kan het als veroordelend ervaren. Breng daarom jouw feedback zo neutraal mogelijk.

Actualiteit: Feedback moet over iets gaan dat in het heden speelt. Als je je al tijden aan iemand ergert dan wil je wel eens heftig reageren. Let dan op dat je geen situaties aanhaalt die al lang geleden gebeurd zijn. Het is dan niet duidelijk wat de situatie toen was.

Openheid: Doordat je open bent over wat het gedrag van de ander met jou doet, nodig je de ander uit om dezelfde openheid te tonen. Dit vergroot de kans dat je samen tot een oplossing komt.

Veranderbaar: Feedback is gericht op veranderbaar gedrag. Alleen dan zal de ontvanger gedreven zijn om daadwerkelijk iets met de feedback te doen.

Gelijkwaardigheid: Je bent gelijkwaardig als je feedback geeft. Je wisselt immers beelden met elkaar uit zonder dat er iemand gelijk heeft.

Jezelf: Spreek feedback altijd uit namens jezelf. Het gaat om jouw gevoelens. De ontvanger zal bovendien sneller in de verdediging schieten, omdat je er met anderen over hebt gesproken.

Mondeling: Geef feedback mondeling in plaats van schriftelijk. Misverstanden ontstaan dan snel en zijn vervolgens moeilijk te corrigeren.

Bereid je eerst voor

Als iemand spontaan feedback geeft dan bestaat er een kans dat de ander boos wordt. Roep niet meteen tijdens het overleg wat je ergert. Kies een geschikt moment. Het feedbackgesprek is vaak succesvoller met een gedegen voorbereiding. Bedenk van tevoren goed wat je met het gesprek wilt bereiken. Kies wel een realistisch doel. Je kunt bijvoorbeeld het gedrag van de bestuurder niet meteen veranderen. Hem bewust laten worden van zijn gedrag kan bijvoorbeeld vaak wel. Het is nuttig om enkele voorbeelden paraat te hebben. Let wel op dat je niet alleen oude koeien uit de sloot haalt. Hoe recenter het voorbeeld des te krachtiger is de boodschap.

BELEMMERENDE FACTOREN

Over het algemeen zal iemand niet zo snel geneigd zijn feedback te vragen of te ontvangen. Er zijn belemmerende factoren waardoor dit moeilijk is. Dat zijn onder andere:

· We zijn bang om te horen hoe anderen over ons denken.

· Je weet niet of de ander wel te vertrouwen is als hij feedback geeft. Zijn er geen bijbedoelingen?

· We zijn bang dat feedbackgeven ten koste gaat van de relatie.

· Wat zijn zijn/haar bedoelingen eigenlijk?

· Feedback komt soms bedreigend over?

· Wij zijn bang om onze onafhankelijkheid te verliezen.

· Wat hebben anderen eigenlijk met jouw problemen te maken?

· Feedback die ‘negatief’ is, is moeilijker te accepteren dan feedback die ‘positief’ is.

Feedbackgeven kun je oefenen

Er zijn allerlei belemmerende factoren en die kunnen je weerhouden om feedback te geven. Een goede voorbereiding helpt om succesvol feedback te geven. Je kunt verder het feedbackgesprek oefenen met een collega. Deze kan reageren op jouw manier van feedback geven. Is het bruikbaar en actueel? Bovendien kan je collega aangeven of je niet overreageert op het gedrag van een ander.

Let op je non-verbale communicatie

We communiceren verbaal en non-verbaal. De communicatie tussen mensen is voor slechts 7% verbaal. We letten voor 93% op het non-verbale. Daarom is het belangrijk bij feedback geven om jouw gevoel te benoemen. De inhoud van de boodschap en jouw emoties moeten min of meer hetzelfde zijn. Zeg je bijvoorbeeld met een glimlach dat je boos bent dan geeft dat verwarring bij de ontvanger van de feedback. Als jij je emoties of gevoelens uitspreekt, worden deze minder intens, waardoor je beter in staat bent om het gesprek te voeren.

Feedback ontvangen

Als je feedback krijgt is het soms lastig om te reageren. Je hebt al snel de neiging om in de verdediging te schieten. Probeer de feedback op waarde te schatten zodat je er iets aan hebt. Het ontvangen van feedback kun je opdelen in drie stappen, namelijk:

1. begrijpen wat het belang is van de ander.
2. bedanken voor de feedback. Het is goed om waardering te realiseren dat iemand die jou feedback geeft dat vaak met goede bedoelingen doet.
3. beoordelen of je er iets mee kunt in de praktijk. Je hoeft het niet met elkaar eens te zijn.

Geven en ontvangen van feedback is lastig

Het geven en ontvangen van feedback is voor menig persoon lastig. Je moet het maar durven om negatieve of positieve feedback te geven. Geven we negatieve feedback, dan zijn we vaak bang dat iemand boos wordt of dat het niet goed overkomt. We streven meestal naar harmonie en dan willen we de ander niet tegen ons in het harnas jagen. Bij positieve feedback vindt de ander je misschien snel een slijmbal. Ook degene die feedback krijgt, heeft het lastig. Bij negatieve feedback voelen we ons al snel aangevallen en bij positieve feedback voelen we ons verlegen of onzeker worden. We praten er dan ook vaak overheen. (“Och, het stelde niets voor hoor.” Of “De commissie heeft het meeste werk gedaan.") De positieve feedback is dan weg.

Functioneren verbeteren

Het geven en ontvangen van feedback beheers je niet zomaar. Dat moet je vaak doen. Als collega’s de kunst van het feedbackgeven beheersen dan kan dat de samenwerking ten goede komen. Een team is immers een verzameling mensen die met elkaar wat willen bereiken in de organisatie. Door een goede feedback kun je met elkaar het functioneren van het team verbeteren. Bovendien kun je dankzij de feedback van anderen ook als individu verder groeien.

Meer weten over feedback?

• Download hier ons whitepaper met resultaten van onderzoek (2019) naar feedback en feedbackcultuur in Nederlandse organisaties
• Wellicht kan de Pi Reflect app iets voor je betekenen? Of kijk eens naar het 360-graden feedback instrument, de Reflector 360
• Lees het artikel Wat is het voordeel van 360-graden feedback?
• Lees de blog Feedback geven: altijd weer spannend