Timemanagement: maak ruimte door prioriteiten te stellen

Tijdens je werk heb je met allerlei verstoringen te maken, bijvoorbeeld door e-mails, telefoontjes of collega's die met een vraag aan je bureau staan. Vaak ben je geneigd hier direct op in te gaan, omdat het wel even tussendoor kan. Met als gevolg dat je onvoldoende aan je eigen werk toekomt en je taken vooruitschuift, waardoor je planning in gevaar komt. Om dat te voorkomen, is het van belang om beter om te gaan met dit soort dagelijkse besluiten. Is deze interruptie wel echt zo belangrijk en moet er inderdaad direct wat mee worden gedaan? Hoe zorg je dat je toekomt aan de zaken die voor jou belangrijk zijn?

Eenvoudig prioriteiten stellen

Met behulp van de tijdmanagementmatrix kun je eenvoudig prioriteiten stellen. De essentie van de tijdmanagementmatrix is dat je alle activiteiten, zowel in de werk- als in de privésfeer, kunt duiden aan de hand van twee hoofdvragen:

1. Hoe belangrijk is de betreffende activiteit voor jóu?
2. Hoe dringend (voor de afdeling, de organisatie) is het uitvoeren van de betreffende activiteit?

Na beantwoording van deze twee vragen ontstaan vier soorten activiteiten:

1. belangrijke en dringende activiteiten (A-taken): direct uitvoeren;
2. belangrijke maar niet dringende activiteiten (B-taken): inplannen voor een later tijdstip;
3. onbelangrijke maar dringende activiteiten (C-taken): delegeren;
4. onbelangrijke en niet dringende activiteiten (D-taken): niets mee doen.

Tijdmanagementmatrix

Deze vier combinaties vormen samen de kwadranten van de tijdmanagementmatrix.

​

​​

Hoe werkt het model?

De tijdmanagementmatrix is een goed hulpmiddel om je eigen agenda beter te beheersen. Het helpt je om je bewust te worden van de activiteiten die je uitvoert: tot welke categorie taken behoren deze vooral? Het is vervolgens zaak om te gaan kiezen. Kiezen betekent ook dingen niet doen, waardoor keuzes maken vaak lastig is. Wanneer je het model goed toepast, bepaal je zelf waar je je tijd aan besteedt en wordt dat niet voornamelijk door anderen bepaald. En de voorspelbaarheid van je activiteiten wordt groter: minder crises, meer preventie.

Dringende kwesties zijn over het algemeen zichtbaar. Er komt druk bij kijken en je wordt gedwongen om direct actie te ondernemen. Het geeft vaak een voldaan gevoel als je een dringende kwestie hebt afgehandeld. Belangrijke zaken hebben alles te maken met resultaten, en dan in het bijzonder met jouw resultaten. Ze voegen waarde toe aan je werk en je leven. Als jij iets belangrijk vindt, moet het dus bijdragen aan jouw kerntaken, waarden en voornaamste doelstellingen. Belangrijke zaken zijn echter lang niet altijd dringend en vragen niet direct aan-dacht. Je zult zelf het initiatief moeten nemen om deze zaken op te pakken, ter-wijl dit niet direct resultaat oplevert. En dat is nou juist iets wat er in de waan van de dag nogal eens bij in schiet.

Tijd vrijmaken voor B-taken

Uitgangspunt van het model is dat je het meest effectief en gelukkig bent als je je tijd vooral besteedt aan de B-taken uit het tweede kwadrant, ook wel het `kwaliteitskwadrant' genoemd. Om te voorkomen dat deze taken tussen wal en schip vallen, moet je hier bewust tijd voor vrijmaken en ze in je agenda inplannen. Je werkt dan meer preventief dan reactief. Daarnaast zul je niet ontkomen aan het uitvoeren van dringende klussen. Als het gaat om urgente zaken die voor jou belangrijk zijn (A-taken uit het eerste kwadrant, ook wel het 'crisiskwadrant' genoemd), moet je ze direct uitvoeren. Plan dus buffertijd in om te zorgen dat je voldoende flexibel bent om deze ad hoc zaken uit te voeren zonder dat dit ten koste gaat van je tijd voor de overige belangrijke zaken. Dringende kwesties die voor jou onbelangrijk zijn (C-taken uit het derde kwadrant, ook wel het `kwadrant der misleiding'), moeten wel gedaan worden maar niet door jou. Vaker delegeren en verzoeken weigeren dus. En taken die niet dringend en niet belangrijk zijn (D-taken uit kwadrant 4, ook wel het 'verspillingskwadrant' genoemd) moet je negeren, niet meer doen.

Kritisch evalueren

Het is dus zaak tijd te gaan maken voor jouw activiteiten uit het tweede kwadrant. Dit doe je om te beginnen door alle belangrijke spoedzaken die je uitvoert kritisch te evalueren. Ga bij iedere crisis of ad hoc klus na hoe deze in de toekomst anders kan worden gemanaged. Om een voorbeeld te geven: je moet het brandende tapijt op je werkkamer wel blussen, maar om te voorkomen dat je in de toekomst opnieuw moet blussen, zorg je ervoor dat het tapijt vervolgens wordt geïmpregneerd, zodat het niet meer in brand kan vliegen. Oftewel: het oppakken en structureel oplossen van activiteiten in het eerste kwadrant levert op de langere termijn tijdwinst op in het tweede kwadrant.

Vaker nee zeggen

Het is lastig om vanaf het begin op deze manier tijd te vinden. Het is gemakkelijker om tijd te vinden door de C- en D-activiteiten uit het derde en vierde kwadrant niet langer te doen. Dat zijn immers de activiteiten die niet bijdragen aan het realiseren van jouw kerntaken, waarden en doelstellingen. Het zijn meestal activiteiten die door anderen worden opgelegd. Zij bepalen wat belangrijk is, en vaak wordt ook de mate van urgentie door anderen bepaald. Dat vraagt om wat vaker nee zeggen, iets wat in het begin moeilijk kan zijn. Maar als je uitlegt dat die keuze te maken heeft met jouw kerntaak, waarden en doelstellingen, is het voor de ander wel beter te begrijpen. Zo heb je je eigen agenda zelf in de hand door te kiezen op basis van je eigen doelen.

Beter worden in timemanagement?

GITP biedt verschillende timemanagement trainingen die je handvatten geven om efficiënter en effectiever met je tijd om te gaan:

• Training snellezen en mindmapping: breintraining
• Training Timemanagement in 1 dag (basis)
• Training Timemanagement