Vijf inspirerende voorbeelden van hoe je feedback geven ook kunt organiseren

Hoe je het geven van feedback ook anders kunt organiseren laten onderstaande vijf organisaties zien:

360 graden feedback-app met game-elementen

Natuurlijk, het moet passen bij (de cultuur van) de organisatie. Maar in de winkels van VodafoneZiggo hebben ze er goede ervaringen mee: de 360 graden feedback-app. De ongeveer 1.200 medewerkers in de winkels gebruiken de app om elkaar te beoordelen op het gebied van klantgesprekken.

Medewerkers geven elkaar feedback door het toekennen van sterren, het beantwoorden van ja/nee- én open vragen. Door dat laatste krijgen medewerkers kwalitatieve feedback.

Medewerkers krijgen badges als ze feedback geven en als ze feedback gekregen hebben. Het ‘spelelement’ stimuleert medewerkers om feedback te geven. De feedback heeft als doel het functioneren van collega’s te verbeteren en zo de klantervaring te optimaliseren. Tevens kan de feedback gebruikt worden in teammeetings en tijdens voortgangsgesprekken.

‘Ask me anything’-sessies

Bij digitaal bureau TamTam, met 350 medewerkers, is het regelmatig feedback geven en vragen stellen echt ingebakken in de bedrijfscultuur.

Medewerkers mogen echt alles weten. En dat betekent dat ze ook álles mogen vragen. Alle vestigingslocaties organiseren een keer per kwartaal een ‘Ask me anything-sessie’. Alle medewerkers zijn dan welkom. Aanwezigheid is echter niet verplicht. Tijdens deze sessies mogen medewerkers echt alle vragen stellen die zij hebben. Vragen worden beantwoordt door de managing directors. Als vragensteller moet je je natuurlijk veilig voelen. Hieraan wordt veel aandacht besteed.

Zo zijn er feedbackregels opgesteld, wordt er op het interne wiki aandacht aan besteed en zijn er feedback-trainingen georganiseerd. Tijdens het introductieprogramma van nieuwe medewerkers staat TamTam uitgebreid stil bij het geven van feedback en de Ask me anything-sessies. .

Feedback, en de mogelijkheid om alles te vragen, behoort echt tot de kernwaarden van het bedrijf. Alle medewerkers ervaren en voelen dat ook zo, waardoor effectief feedback gegeven kan worden.

Herkenbare feedback voor coassistenten

December 2018 lanceerde het VUmc een feedback-app voor begeleiders en coassistenten. De app is ontwikkeld met steun van een innovatiesubsidie van het VUmc.

De ontwikkelaars van de app constateerden dat het geven van goede feedback, waar een individuele coassistent iets aan heeft, niet eenvoudig is. In workshops, met trainingsacteurs, werd wel gewerkt aan verbetering. Echter, dit is een dure en tijdrovende methode.

De app is een gids voor begeleiders van coassistenten om het geven van feedback te verbeteren. De begeleider kan nu, op een moment dat het hem of haar schikt (bijvoorbeeld tijdens een nachtdienst), zoeken in deze gids naar de juiste informatie.

De ontwikkelaars van de app willen na de pilotfase de app doorontwikkelen. Anita Jacobs, onderwijskundige en arts, die de app bedacht en ontwikkelde: “Uiteindelijk willen we een connectie maken met de e-portfolio’s van coassistenten. De begeleider kan selecteren welke onderdelen van het geven van feedback behandeld zijn en vervolgens mondeling feedback geven.”

'Heb ’t er echt over'-gesprekken

Bij Eneco ligt de nadruk op de continue dialoog. In ‘Heb ’t er echt over-gesprekken’ komen de volgende vijf vragen aan de orde:

1. Doe ik de goede dingen?
2. Doe ik de dingen goed?
3. Wat is mijn kracht?
4. Hoe kan ik me blijven ontwikkelen?
5. Zit ik nog op de juiste plek?

Het initiatief voor dergelijk gesprekken ligt bij medewerkers zelf. Zij zijn immers verantwoordelijk voor hun eigen prestaties en ontwikkeling. Uiteraard helpen hun leidinggevenden hierbij. Maar ook collega’s spelen hierbij een rol. Naast een beknopte 360 graden feedback, is er ook een teamtool ontwikkeld. In deze tool wordt gescoord in hoeverre teamleden elkaar feedback geven en wat te doen als blijkt dat dit te weinig is. Teams die het moeilijk vinden om feedback te geven worden ondersteund met tools en trainingen.

Door het stimuleren van de continue dialoog zijn gesprekken tussen medewerker en leidinggevende kwalitatiever van aard. Het gaat niet meer voortdurend alleen over ‘het scoren’ of ‘raten’ van de medewerker. Daarnaast is er meer ruimte voor informele feedback.

Ook hier geldt dat het geven en ontvangen van feedback in de cultuur van de organisatie verankerd is.

VIP-gesprek met samenwerkers

Cateraar Hutten, dat ‘werkgeluk als brandstof voor motivatie’ ziet, spreekt niet van medewerkers, maar van samenwerkers.

HR-directeur Pascal Verheugd zegt daarover in het boek Het Nieuwe Beoordelen: “Onze medewerkers heten samenwerkers. In onze bedrijfscultuur gaat het om samenwerken, samen doen. Samen van buitengewone betekenis zijn voor anderen. Geluk loopt daar als een rode draad doorheen, want gelukkige samenwerkers dragen met passie hun werk uit.”

Om samenwerkers het beste uit zichzelf te laten halen is het VIP-gesprek ontwikkeld. Dit staat voor Vitaliteits Ideaalpositie Plan. In dit gesprek komen gelukkig werken, beoordelen en loopbaanontwikkeling aan de orde. Het VIP-gesprek is een echte dialoog tussen leidinggevende en samenwerker. Bij het onderwerp werkgeluk komen bijvoorbeeld vragen aan de orde als:

• Wat maakt jou de Beste? En houd je dit vast en word je nog beter?
• Wat maakt jou de leukste? En houd je dit vast en word je nog leuker?
• Wat maakt jou de gelukkigste? En houd je dit vast en word je nog gelukkiger?

Hutten luistert nadrukkelijk naar de feedback van haar samenwerkers en doet dan onder andere via de ‘geluksmeting’, die twee keer per jaar wordt gehouden. De uitkomsten van deze meting zijn weer voer voor het VIP-gesprek.

Feedback begint bij directie

De directeur van Cateraar Hutten, Bob Hutten, ontving in 2018 de Leadership Award. Bij de uitreiking van de award zei hij het volgende:

“Zonder visie ben je nergens, dus deel deze met je medewerkers. Sta open voor hun feedback en vind de balans tussen luisteren, inspireren en doen. Focus op wat jullie wel willen doen en wat niet. Zet die stip op de horizon, ga dan en geniet in de tussentijd van de energie die loskomt. Dankzij deze manier van leidinggeven, hebben we al veel mooie dingen neergezet en groeien we jaar na jaar.”

Luisteren naar feedback, ook als bestuurder, is dus zeer belangrijk. En als je dan ook nog iets doet met die feedback, dan kan dat tot hele mooie dingen leiden. Voor organisatie én medewerker!