Neem de regie in het eindejaarsgesprek

Door zelf het initiatief te nemen om je ambities te bespreken wordt het eindejaarsgesprek meer een gelijkwaardig gesprek waarin je met je leidinggevende zowel het afgelopen jaar evalueert als vooruitblikt op het nieuwe jaar. En omgekeerd: het eindejaarsgesprek is voor de leidinggevende het moment om de ambities van de werknemer te koppelen aan de organisatiedoelstellingen voor het nieuwe jaar.

Voor beide partijen geldt: hoe beter je je op dat gesprek voorbereidt, hoe groter de kans dat je je ambities ook daadwerkelijk kunt verwezenlijken.

Het eindejaarsgesprek als black box

Veel medewerkers zien op tegen het eindejaarsgesprek. Het zal je misschien verbazen maar dat geldt ook voor veel leidinggevenden: zij vinden het vaak lastig om feedback te geven. Want hoe verwoord je negatieve feedback zo dat de ander toch gemotiveerd en betrokken blijft? Hoe voorkom je dat positieve feedback leidt tot een salariseis waarvan je nu al weet dat die niet realistisch is? En hoe koppel je de ambities van de werknemer aan die van de organisatie?

Op hun beurt vinden medewerkers een eindejaarsgesprek spannend omdat die beoordeling officieel de boeken ingaat en er vaak nogal wat aan vastzit: een bonus bijvoorbeeld of een carrièrestap.

Hoe meer onzekerheid er is over wat er besproken gaat worden en hoe de beoordeling zal uitvallen, hoe spannender het eindejaarsgesprek is. Daar heeft uiteraard de leidinggevende een belangrijke taak in te vervullen. Maar ook als medewerker kun je ervoor zorgen dat het eindejaarsgesprek geen black box is.

continu feedback

Medewerker

Als je het hele jaar door feedback vraagt aan je leidinggevende, kan het eindejaarsgesprek geen verrassingen meer voor je hebben. Maak jezelf daarom zichtbaar. Zet een goed en duidelijk beeld van jezelf neer. Etaleer je successen. Maar vraag ook om feedback als een project minder goed loopt. Want hoe kom je er anders achter wat je beter kunt doen? Wat je nog kunt leren? Feedback houdt je een spiegel voor en haalt je blinde vlek weg: waar ben je echt goed in en wat kun je nog verbeteren? Die informatie zet je aan het denken over een nieuwe loopbaanstap, een opleiding, een stage op een andere afdeling of een salarisverhoging. Aan de hand van de feedback die je krijgt en de acties die je daarop neemt, vergroot je je inzetbaarheid voor je eigen werkgever, en zorg je ervoor dat je aantrekkelijk blijft voor de arbeidsmarkt. Met andere woorden: je neemt de regie over je duurzame inzetbaarheid.

Leidinggevende

Onnodig te zeggen dat je als leidinggevende je feedback niet opspaart tot het einde van het jaar. Een voetbalcoach die ziet dat een van zijn spelers niet optimaal presteert, houdt zijn feedback immers ook niet voor zich tot na de laatste competitiewedstrijd. Hij grijpt direct in, vaak zelfs nog tijdens de wedstrijd. En terecht, want alleen zo kan zijn speler het direct anders, beter doen.

ONTERECHTE KRITISCHE FEEDBACK

Medewerker

Als je leidinggevende tijdens het eindejaarsgesprek toch onverhoopt kritische feedback geeft waar jij je niet in herkent, schiet dan niet direct in de verdediging. Het kan zijn dat hij zijn oordeel heeft gebaseerd op verkeerde beelden: leidinggevenden hebben lang niet altijd een goed beeld van wat hun medewerkers precies doen en wat zij realiseren. Luister rustig naar wat jouw leidinggevende te vertellen heeft en vraag goed door. Wat bedoelt hij precies? Op welke situaties en gebeurtenissen baseert hij zijn oordeel? Bij extra onderbouwing blijkt regelmatig dat negatieve feedback wel degelijk constructief is, en dat je er dus veel van kunt leren. Maar blijf je het oneens met zijn feedback, raak dan niet in paniek. Vraag je leidinggevende die ene klant maar eens te bellen of bij je collega langs te gaan voor meer informatie over jouw functioneren.

Leidinggevende

Om te voorkomen dat je als leidinggevende geen goed beeld hebt van je medewerkers en je kritiek dus misschien niet helemaal terecht is, kun je voor het gesprek eens praten met mensen die vaak met je medewerker samenwerken: zijn directe collega’s, teamleden, klanten. Kijk naar concrete resultaten: heeft hij – naast de zaken die jullie in zijn jaarplan hebben vastgelegd – nog andere zaken gerealiseerd die toegevoegde waarde hebben voor de organisatie?

WEES DUIDELIJK OVER JE AMBITIES EN DRIJFVEREN

Medewerker

Door actief en constructief mee te denken, houd je de sfeer in het eindejaarsgesprek goed en creëer je de ruimte om te tonen wat je waard bent. Onderstreep je kwaliteiten aan de hand van je prestaties van het afgelopen jaar. Wat heb je concreet gedaan en wat heeft dat opgeleverd? En vraag je leidinggevende vervolgens hoe hij je ontwikkeling en plaats in de organisatie ziet. Is er ruimte voor je ambities of de opleiding die je voor ogen hebt? Wees daarbij duidelijk over wat je wilt en wat je drijfveren zijn.

Leidinggevende

Een organisatie kan alleen succesvol zijn als de medewerkers gedreven en gemotiveerd zijn, en die dingen doen die aansluiten bij hun ambities en competenties. Hoe meer de ambities van je medewerker aansluiten bij de ambities van de organisatie hoe beter het dus is. Als leidinggevende speel je daarbij een essentiële rol: jij kunt de ambities van je medewerkers aan die van de organisatie koppelen.

Start met een goede voorbereiding

Medewerker

Het eindejaarsgesprek gebruiken om je carrièrewensen bij je leidinggevende onder de aandacht te brengen begint met een goede voorbereiding. Zet op papier wat je het afgelopen jaar hebt gedaan en wat jouw aandeel in de projecten was. Houd daarbij rekening met de feedback die je van je leidinggevende hebt gekregen. Breng in kaart op welke manier je belangrijk bent voor de ontwikkelingen in jouw organisatie en vraag om feedback bij klanten en collega’s. Denk na over wat je wilt en over je drijfveren, en match dit met je ambities voor het nieuwe jaar. De ambities van jezelf en die van de organisatie.

Zo wordt het eindejaarsgesprek niet meer iets om tegenop te zien, maar de start voor de volgende stap in je carrière.

Leidinggevende

Als leidinggevende kun je je medewerker helpen bij die volgende stap. Bereid het gesprek goed voor. Zorg dat je echt goed zicht hebt op wat je medewerker bereikt heeft het afgelopen jaar. Kijk waar zijn sterke punten nog beter tot hun recht kunnen komen in de organisatie. En bespreek samen hoe jullie de ambities voor volgend jaar gaan realiseren.