Hoe toekomstbestendig is jouw personeel?

Laat staan over drie of vijf jaar. Natuurlijk maakt de directie strategische plannen en zorgt zij ervoor dat de organisatie toekomstbestendig is. Maar hoe zorg jij nu en de komende jaren voor de juiste mensen die die strategie kunnen gaan uitvoeren?

Eén ding is duidelijk: in de huidige hectiek waarin organisaties zich bevinden, is strategische personeelsplanning (SPP) een behoorlijke uitdaging. En belangrijker dan ooit.

In haar Hoe boek voor strategische personeelsplanning legt Hanneke Moonen¹ uit dat strategische personeelsplanning (SPP) niet gaat om het inplannen van mensen. “Strategische personeelsplanning is een goede analyse maken van wat er in de wereld om je heen gebeurt. Daar stem je de koers van de organisatie op af en je schat in wat dat betekent voor het ‘toekomstbestendig’ maken van je personeelsbestand. Dus wat betreft omvang, wendbaarheid en kwaliteit.”

Je moet ervoor zorgen dat je nu en de komende jaren de juiste mensen tegen de juiste kosten op de juiste plek hebt. Want dat bepaalt je concurrentiepositie. Je vermogen je aan te passen aan de snel veranderende omstandigheden en kansen te pakken zodra die zich aandienen. Dat vraagt veel van je organisatie en de mensen die er werken. Continu alert zijn. De blik naar buiten richten. Openstaan voor veranderingen. Het vraagt om wendbaarheid en flexibiliteit van iedereen binnen het bedrijf. Ook omdat de gemiddelde levensduur van functies afneemt: mensen wisselen niet alleen steeds meer van werkgever, ze vervullen ook steeds vaker andere functies omdat door allerlei (technische, economische, (geo)politieke) ontwikkelingen werkprocessen voortdurend veranderen. SPP speelt hierbij een essentiële rol.

Belangrijkste voordeel van Strategische personeelsplanning

In 2014 deed PricewaterhouseCoopers een onderzoek² naar SPP onder 306 bestuurders en HR-professionals van grote en middelgrote publieke en private organisaties (met 250 fte’s of meer). Het meest genoemde voordeel van SPP? SPP-organisaties zijn beter in staat om de juiste mensen op de juiste plekken te krijgen. Door die betere matching worden materiële en immateriële voordelen behaald. Denk bij materiële voordelen aan minder mismatches, en daardoor minder uitval, en aan efficiencywinst bij werving en selectie, en bij immateriële voordelen aan grotere loyaliteit, betere motivatie en meer betrokkenheid. Uit diverse onderzoeken blijkt dat deze drie aspecten van invloed zijn op de vitaliteit en bevlogenheid van medewerkers. Bij bedrijven met vitale en bevlogen medewerkers daalt het verzuim, stijgt de productie, neemt het aantal klanten toe en stijgt de winst!³ Ook blijkt uit het onderzoek van PWC dat bij organisaties die werken met SPP de kwaliteit van hun medewerkers en de klant- en medewerkerstevredenheid zijn verbeterd, dat bij bijna de helft van de organisaties de recruitment- en opleidingskosten waren gedaald en dat meer dan een derde sneller kon reageren en anticiperen op marktontwikkelingen door een langetermijnplanning van talent.

Strategische personeelsplanning: zeker niet het exclusieve terrein van HR

De voordelen van SPP zijn duidelijk. Geen wonder dus dat het in veel organisaties hoog op de prioriteitenlijst van de HR-afdelingen staat. Dat is goed, zolang de lijnmanagers maar in de lead zijn. Lijnmanagers kunnen immers het beste inschatten wat de huidige en de toekomstige personeelsbehoefte is. HR heeft hierbij een belangrijke adviesrol: ze moet de lijnmanagers gevraagd en ongevraagd adviseren, o.a. op basis van eigen analyses en verkennend onderzoek. Volgens Gerard Evers, auteur van het boek Strategische personeelsplanning4 is die rolverdeling nog lang niet in alle organisaties doorgedrongen: “In mijn praktijkervaringen maak ik te vaak mee dat het lijnmanagement zich in eerste aanleg onvoldoende betrokken acht bij SPP. Het evidente risico is dan dat een HR-afdeling op eigen houtje gaat knutselen en stoeien en vervolgens tot de teleurstellende en vervelende conclusie komt dat de aansluiting bij de lijn ontbreekt.”

De rol van HR-analytics bij Strategische personeelsplanning

Je kunt de prachtigste plannen maken voor de toekomst maar als je niet weet van waaruit je vertrekt weet je niet hoe je daar moet komen. Je moet dus niet alleen de toekomst beschrijven maar ook de huidige situatie in kaart brengen. Daarvoor moet je zicht krijgen op de kwaliteiten en talenten van je medewerkers, zoals persoonlijkheidskenmerken, cognitieve capaciteiten, competenties en drijfveren. Talent analytics biedt die inzichten. Op basis van wetenschappelijk gevalideerde online assessmenttools kun je talent data van jouw medewerkers, teams en organisatie verzamelen. Daarmee genereer je krachtige inzichten om onderbouwd betere strategische HR-beslissingen te nemen. Zo kun je jouw medewerkers gerichter inzetten en doorontwikkelen, zodat ze beter gaan presteren. Als je nog een stap verder gaat en talent analytics als continu proces inbedt in je organisatie, kun je op basis van data-gedreven inzichten jouw personeelsplanning blijvend scherp houden.

De relatie tussen SPP en Talent Management

De strategische plannen voor de komende jaren, de Big Hairy Goal (het grote doel waar iedereen in de organisatie naar toe werkt), bepaalt welke medewerkers met welke competenties er straks nodig zijn. En dat bepaalt weer hoe je Talent management er nu uit moet zien. Er is dus een rechtstreeks verband tussen SPP en Talent management: wil je als organisatie over drie jaar de meest innovatieve producten op de markt brengen, dan moeten je mensen over andere kwaliteiten beschikken dan wanneer je vooral focust op betere klantrelaties, en wil je zo lean and mean mogelijk worden om de laagste prijs te kunnen bieden, dan heb je daarvoor andere mensen nodig dan wanneer je besluit dat je internationaal wilt uitbreiden.

Kortom: als je weet waar je naar toe wilt, kun je in kaart brengen welke talenten je daarvoor nodig hebt. Die talenten kun je gaan werven (nieuwe mensen aantrekken), en je kunt ze ontwikkelen (als ze in potentie al bij je eigen mensen aanwezig zijn). Talent analytics en digitale tools spelen bij beide processen een steeds prominentere rol. Zeker tools die wetenschappelijk onderbouwd en dus valide en betrouwbaar zijn, kunnen je helpen SPP goed in te zetten.

Samen met PiCompany brengen wij 'mens & data' bij elkaar, Talent Intelligence noemen wij dat.