Zo helpen digitale HR tools de organisatie op weg naar meer datagedrevenheid

Mark: “Op welke manier je data kunt gebruiken, hangt af van de organisatiefase waarin een bedrijf zich bevindt. De ene organisatie zet net de eerste stapjes op het gebied van het klassieke gestructureerde performance management met hardcopy of online formulieren, terwijl een andere zich veel meer op een meer spontane wijze op de continue ontwikkeling van hun mensen wil richten.”

Creatief kijken naar functies en toch een goede match

Flexibele organisaties zijn sneller in staat om te experimenteren en dit soort processen gaandeweg in te richten. Maar volgens Mark is de huidige arbeidsmarkt zeker een aanjager van het gebruik van talent data. Hij vertelt over een klant die investment analysts wil werven: “Door de krappe arbeidsmarkt is het nodig om buiten de gebaande paden te kijken. Bij deze klant kijken ze voor deze functie bijvoorbeeld naar architecten. Dit zijn mensen die goed weten wat er komt kijken bij het neerzetten van een gebouw. Een architect heeft niet het ideale profiel voor de functie, maar wel de inhoudelijke kennis van vastgoed en bouw. Dat in combinatie met de wens om te ontwikkelen in dit vakgebied, kan ervoor zorgen dat zo’n persoon toch interessant is voor de functie. Door digitale tooling in te zetten, kun je achterhalen of de kandidaat ook de potentie en de talenten heeft om zich te ontwikkelen naar de gewenste rol. We kijken niet als eerste naar ervaring of expertise, maar vooral naar talent. Er ontstaan dan interessante matches die op het eerste gezicht misschien niet altijd logisch zijn.” Mark lacht: “Deze werkwijze past heel goed bij GITP. We zijn nieuwsgierig naar talent. We gaan voorbij aan wie iemand lijkt te zijn. Daar kunnen we goed doorheen kijken.”

Data toevoegen aan je organisatie: hoe dan?

Mark: “De grootste stap die organisaties op dit vlak kunnen zetten, is de juiste tools inzetten. GITP heeft bijvoorbeeld tools die voorspellend zijn en talent in kaart brengen. Met een online assessment geef je een sollicitatieprocedure een andere diepgang. Heb je eenmaal iemand in kaart gebracht? Dan kun je die data (binnen de afgesproken bewaartermijn) blijven gebruiken. Bijvoorbeeld door samen met het talent terug te kijken op het oorspronkelijke selectieprofiel. Wat was het oorspronkelijke takenpakket en waarom ben je aangenomen? Of kijk na afloop van het eerste jaarcontract eens samen welke talenten destijds niet gemeten zijn, maar gedurende het contact wel naar voren gekomen zijn. Met meer dan 50 thema’s kun je vervolgens kijken hoe het talentprofiel van de medewerker eruit ziet. Welk carrièrepad past daarbij? Zo krijg je de juiste medewerker télkens op de juiste plek.”

Patronen ontdekken en de kern van je organisatie achterhalen.

Data helpt om patronen te ontdekken; op welke manier kijk je naar talent? Heb je een bias die ongemerkt je keuze voor een bepaalde kandidaat beïnvloedt? Mark: “Bij een van onze klanten zagen we een mooi voorbeeld van een (onbewust) patroon in het selectieproces. We hebben daar de talenten van de medewerkers op de 50 thema’s geanalyseerd en kwamen tot de ontdekking dat eigenlijk iedereen onbewust van nature heel sociaal en informeel is.” Dit bedrijf draagt die kwaliteit sindsdien niet alleen intern uit, maar positioneert zich nu ook zo richting klanten. Met hetzelfde gemak wordt een kernwaarde zo een merkwaarde.

De uitdagingen van een datagedreven organisatie

Is data dan altijd alleen maar positief? Of is het soms ook lastig om die data te interpreteren? Mark: “Soms ontdek je patronen die best pittig zijn. Bij een van onze klanten analyseren we momenteel op welke manier er onderscheid is in hoe er naar talenten van mannen en vrouwen gekeken wordt en of dit ook anders beoordeeld wordt. In deze tijdsgeest is dit een ontzettend precair onderzoek. Het getuigt van lef om hier überhaupt naar te kijken. Je wilt misschien bepaalde zaken helemaal niet ontdekken.” Iets wat minder gevoelig ligt, maar ook lastig kan zijn bij het gebruik van data, is dat er soms een echte klik is met een kandidaat tijdens een eerste gesprek. Maar op basis van een assessment kan een kandidaat een negatief advies krijgen. Mark: “Uiteraard mogen organisaties nog steeds ‘ja’ zeggen tegen zo’n kandidaat. De data geeft de mogelijkheid om de risico’s wat beter te managen.”

Eerlijker, objectiever en inclusiever

Zijn digitale tools onmisbaar? “Nee, ze zijn te missen”, lacht Mark. “De vraag die rijst is hoe zorg je er dan voor dat je objectief naar kandidaten blijft kijken. Je vervalt misschien sneller in een eerste gevoel dat je bij iemand hebt, terwijl uit een assessment kan blijken dat iemand wel of niet over de juiste kwaliteiten bezit. De vragen die jij tijdens een sollicitatiegesprek stelt, zijn vaak ook een reactie op datgene wat de kandidaat vertelt. Waardoor je heel verschillende gesprekken voert met verschillende kandidaten. Dat kun je doorbreken door thema’s centraal te stellen in een gesprek en door objectieve data toe te voegen. Digitale tools helpen je om eerlijker, objectiever en inclusiever te kijken naar kandidaten.”

Coronapandemie en digitalisering

Er zijn allerlei trends en ontwikkelingen in de markt die de drang naar datagedrevenheid binnen organisaties vergroten. De coronapandemie was voor veel bedrijven een belangrijke aanjager, vertelt Mark: “Voor sommige organisaties was de standaard om twee of drie keer per jaar een ontwikkelingsgesprek te voeren met medewerkers. Tijdens de pandemie gebeurde er te veel in een korte tijd en om het een paar maanden niet over de ontwikkeling, wensen of het functioneren van je medewerkers te hebben. Kort op de bal zitten en continu met elkaar in gesprek zijn is gewoon relevanter geworden.” Daarnaast is er de digitalisering die voor een push richting datagedrevenheid heeft gezorgd. “We zijn steeds meer gewend dat data ons kan helpen om te verbeteren, dus onze ‘honger’ wordt ook steeds groter. Als organisaties eenmaal ‘proeven’ aan data, zie je ook vaak dat ze enthousiast raken en meer willen.”

Organisaties hebben baat bij het snel kunnen handelen op inzichten, maar vaak is er wel een persoon of een afdeling nodig die het vuurtje aanwakkert. “Bijvoorbeeld een IT-afdeling die een dashboard maakt in PowerBI of een marketingafdeling die in een CRM-systeem klantgegevens nauwkeurig bijhoudt en op basis daarvan acties uitvoert. Andere afdelingen raken dan geïnteresseerd en voila: het zaadje is gepland”, zegt Mark. “Combineer je al die databronnen van de verschillende afdelingen, dan ga je als organisatie van eendimensionale inzichten naar meerdimensionale inzichten. Ik geloof dat dit de volgende stap is waar we naartoe gaan.”

De stap naar datagedreven organisaties

Voordat alle organisaties écht datagedreven zijn, moet er volgens Mark nog wel wat gebeuren. “Er moet een soort data-savviness komen. We moeten leren vertrouwen op data. Ik denk dat we ons allereerst bewust moeten zijn van onze eigen manier van kijken, deze bewust en soms ook terecht moeten kunnen loslaten en nieuwsgierig moeten zijn naar de mogelijkheden die data ons biedt. Als HR kun je dat niet alleen, je hebt ook managers nodig die daar ook in geloven. Die bij talent niet alleen kijken naar expertise, maar ook naar potentie. Gestuurd door de informatie mogen ze meer een eigen bias loslaten en de data meer omarmen om te kijken wat zij zelf beter kunnen doen om dat individuele talent het beste te laten landen. Dat vereist een wendbare leiderschapsstijl.”

De rol van data in performance management

Organisaties moeten voor hun eigen strategische personeelsplanning expliciet maken hoe de toekomstige ontwikkeling van organisatie, team én individu eruit ziet. Mark: “Performance management in zijn klassieke vorm kijkt vooral terug op de prestaties en performance uit het verleden. Terwijl medewerkers vooral vooruit willen kijken, want daar gebeurt het! Performance management en data komen elkaar tegen bij een toekomstgerichte personeelsplanning. Door voorspellingen te doen aan de hand van talentdata, de potentie van bepaalde teams te onderzoeken en afdelingen samen te brengen, ontstaat er een beter beeld van wie, waar en in welke context. Maar dit vraagt lef, om op te trekken met stakeholders die niet allemaal kennis hebben van HR, maar wel graag hun steentje willen bijdragen aan het beter laten performen van hun organisatie. Uiteindelijk zijn het de wendbare organisaties die de slimme(re) oplossingen vinden.” En het klassieke, gestructureerde performance management? Daar nemen we volgens Mark uiteindelijk afscheid van: “Niemand wil wachten, stil staan en lang achterom kijken”.