Vijf tips voor het voeren van een effectief voortgangsgesprek

En het klinkt zo eenvoudig, ‘een gesprek voeren’. In praktijk blijkt dit echter vaak knap lastig. Zeker als in het gesprek wat kritische noten gekraakt moeten worden. Daarom vijf tips om de leidinggevende op weg te helpen bij het voeren van voortgangsgesprekken en voor de HR-professional handvatten om dit proces te begeleiden.

Tips voor een effectief voortgangsgesprek

1. Voorbereiding

   Bereid het gesprek goed voor. Dat geldt zowel voor de leidinggevende als voor de medewerker. Dit betekent dat een concrete afspraak gemaakt wordt over datum, tijd en plaats en dat beide partijen het gesprek voorbereiden. De medewerker moet dan weten welke gespreksonderwerpen aan bod (kunnen) komen. Gaat het sec om het functioneren of kunnen ook onderwerpen als arbeidsomstandigheden, werk-privébalans en ontwikkelmogelijkheden besproken worden? Dat moet voorafgaand aan het gesprek helder zijn. Om het functioneren te kunnen beoordelen moet duidelijk zijn op basis van welke criteria dit gebeurt. Veelal is er eerder een plannings- of doelstellingengesprek geweest. Hierin is (SMART) vastgelegd wat van de medewerker wanneer verwacht wordt. Dit is dan de basis voor het voortgangsgesprek. Worden doelstellingen tijdig en op juiste wijze behaald?

2. Voer een echt gesprek

   Dat betekent een dialoog. Luisteren naar elkaar en daarop reageren. Argumenten uitwisselen. Het moet een gesprek zijn op basis van gelijkwaardigheid met aandacht voor wat goed gaat, waar de medewerker trots op is en waar nog verbeterpunten liggen. Neem de tijd voor het gesprek. Raffel het niet af. Verzeker je ervan dat de ander zich echt gehoord voelt. Een gesprek hoeft dus niet in pais en vree te verlopen, zeker niet, maar beide partijen moeten wel de kans hebben gekregen om te zeggen wat ze op hun lever hebben. Gesprekspartners moeten elkaar vertrouwen en zich durven uitspreken.

3. Voer een eerlijk gesprek

   Niet iedere medewerker functioneert naar behoren. Soms gaat het om kleine dingetjes, die makkelijk recht te zetten zijn (eigenlijk moeten die reeds geadresseerd zijn op het moment dat ‘het zich voordoet’, dat ‘het’ geconstateerd wordt. Dat is onderdeel van een normale feedbackcultuur). Soms betreft het echt disfunctioneren. Dat moet dan aan de orde komen. Een medewerker moet weten dat hij of zij onvoldoende functioneert, doelstellingen niet haalt, ineffectief gedrag vertoont, of wat er dan ook aan de orde is. Tegelijkertijd moet dan – in samenspraak – gekeken worden hoe het beter of anders kan. Er is nog een belangrijke reden voor het voeren van dit moeilijke, eerlijke gesprek: Als een medewerker ontslagen wordt wegens disfunctioneren, dan is een ontslagdossier noodzakelijk. Een werkgever moet kunnen aantonen dat het disfunctioneren (herhaaldelijk) besproken is en dat verbetervoorstellen zijn gedaan. Het verslag van het voortgangsgesprek is dan noodzakelijk voor een compleet ontslagdossier.
   In deze tip is wat eenzijdig de nadruk gelegd op het disfunctioneren van de medewerker. Maar uiteraard kan tijdens het voortgangsgesprek ook het functioneren van de leidinggevende aan de orde komen. Bijvoorbeeld de wijze van aansturen of feedback geven. Wat kan de leidinggevende verbeteren of anders doen?

4. Leg (afspraken) vast

   Een voortgangsgesprek is een goed gesprek. Het is echter niet vrijblijvend. En er kan ook heel wat ter sprake komen tijdens het voortgangsgesprek. Naast het feitelijke functioneren kunnen onderwerpen als ontwikkelpunten, ambities, groeimogelijkheden, arbeidsomstandigheden, werkdruk, sfeer, aansturing door de leidinggevende, motivatie, etc. aan de orde komen. De afspraken die hierover gemaakt worden moeten vastgelegd worden. Noteer wie, wat, wanneer doet. Op een later tijdstip kan hieraan – indien nodig – gerefereerd worden. Daarnaast geeft het HR inzicht in wat er speelt binnen de organisatie en waar mogelijk verbeterpunten liggen.

5. Volg het gesprek op

   Procedureel betekent dit dat beide partijen het verslag van het voortgangsgesprek goedkeuren en ondertekenen en dat het wordt toegevoegd aan het personeelsdossier (let ook op privacy!). Daarna moeten de gemaakte afspraken opgevolgd worden. Is een aangepaste stoel toegezegd? Een tweede beeldscherm? Extra veiligheidsmaatregelen? Is een cursus of training toegezegd? Moet een goed gesprek gevoerd worden met een collega die ‘sfeerbepalend’ is? Moet de werkdruk aangepast worden? Moeten taken overgedragen worden aan collega’s? Is een functieaanpassing gewenst? Iedere dag een complimentje? Op al deze vlakken moet gepaste actie ondernomen worden. Medewerker en leidinggevende mogen elkaar daarop aanspreken.

Een voortgangsgesprek wordt wel eens gezien als een ‘moetje’, een lastige onderbreking van dagelijkse werkzaamheden. Het is echter voor zowel organisatie, leidinggevende als medewerker een cruciaal gesprek. Het is tegelijkertijd een evaluatie en een moment om vooruit te kijken. Een goed voortgangsgesprek kan leiden tot productieve en gemotiveerde medewerkers, die toegerust zijn voor hun taken. Nu en in de toekomst.