Executive Insights: in contact en emotioneel verbonden blijven

Naam: Floris Hekster

Functie: Operations Director bij Sonneborn Refined Products B.V.

Hoe omschrijft u uw huidige gemoedstoestand?

Het gaat eigenlijk best goed met me. Toen we begin maart aan deze crisis begonnen was het wel anders, maar we hebben nu weer een soort status quo bereikt. Het nieuwe normaal voor nu, met 1,5 meter afstand. De haast is er vanaf en er is een steady state bereikt. Als bedrijf hebben we het erg goed gedaan, we behalen goede resultaten en de medewerkerstevredenheid is nog nooit zo hoog geweest. Ik ben vooral tevreden dat we op tijd de juiste dingen hebben gedaan door heel flexibel onze bakens te verzetten. Wij hebben onafhankelijk van de overheidsrichtlijnen vrij snel onze eigen beslissingen genomen. Samen met mijn mede-directeur hebben we onafhankelijk van elkaar een risicoanalyse gemaakt en we kwamen precies op hetzelfde uit. Op maandagochtend 9 maart kwamen we met onze analyses bij elkaar en om 12:00 was het kantoor leeg. We hebben er heel helder over gecommuniceerd. Het concept van democratie is veranderd en als een soort verlicht heerser heb ik de lijnen uitgezet. Het bevalt me eigenlijk wel. Het is wel belangrijk dat ik in contact blijf en emotioneel verbonden blijf. Ik krijg nu het volledige vertrouwen. De medewerkers zagen dat we zeer op tijd de juiste beslissingen namen en dat we vooruitliepen op de rest van Nederland. Misschien waren we overdreven voorzichtig, bijvoorbeeld ook met een ruimere return-to-work policy, maar in ons bedrijf is veiligheid nummer 1.

Wat is de moeilijkste beslissing geweest in de afgelopen weken?

Dat waren de eerste beslissingen die we namen en die ook echt pijn deden in het operationele proces. We hebben een activiteit uitgesteld waarbij nieuwe machines in gebruik genomen zouden worden. De assistentie daarvoor zou uit Italië komen. Met onze heldere en principiële beleidskaders, hebben we dit allemaal gestopt. Deze eerste beslissing was de lastigste, daarna werd het makkelijker.

Heeft u iets in uzelf ontdekt waarvan u niet wist dat u het in zich had?

Ik merkte dat ik veel besluitvaardiger ben dan ik dacht en ik duld nu ook minder tegenspraak. Ik ben minder consensus-gedreven, én tegelijkertijd ook meer verbindend dan ik dacht. Ik ben begonnen met het zogenaamde “corona-estafette-stokje”. Om de beurt schrijft een medewerker een email met zijn ervaringen to all users en geeft het dan door. Zo krijgen we om de paar dagen een zeer persoonlijk verhaal van een collega. Zeer waardevol. Als ik van een afstandje naar mezelf kijk, zie ik ook dat ik van deze bijzondere periode kan genieten.

Vindt u zichzelf een goede crisismanager?

Ja, absoluut. Dat wordt gelukkig ook bevestigd. Ik treed vastberaden op, zonder twijfel, heb een duidelijke koers. We krijgen te horen dat er respect is dat we het zo snel en zo goed op orde hadden.

Welke van uw eigenschappen kunt u nu het beste gebruiken?

Besluitvaardigheid, communicatie, empathie en standvastigheid.

Wie of wat zijn/is uw anker(s) in uw professionele leven

Dat is mijn moreel kompas gericht op rechtvaardigheid, veiligheid en solidariteit. En het is heerlijk om te werken met mensen die het zelfde morele kompas hebben.

Wat heeft u de afgelopen weken het meest verbaasd?

Er zijn helaas toch nog steeds enkele mensen die het niet helemaal begrijpen. Dat er gevraagd wordt hoe het zit met bepaalde toeslagen… kom op zeg, zet je eigen gewin nu even opzij en wees solidair. Ik vind het lastig als mensen niet conceptueel kunnen denken en niet vooruit kunnen kijken. Als het langer gaat duren moet je de zaken op orde hebben. Als je teveel in het hier-en-nu blijft hangen vindt je niet de juiste antwoorden. Denk vooruit!

Wat me ook in negatieve zin opvalt is dat maar erg weinig mensen verstand hebben van statistiek. Gelukkig valt me in positieve zin op dat veel mensen flexibel zijn. De flexibiliteit van mensen blijkt enorm groot te zijn als het moet. De huidige situatie is een ‘peaceful war’, er zijn even geen vrijheidsgraden meer en er is sprake van een helder commandostructuur. Er zijn weer rangen en standen. Het spannende hiervan is, hoe lang zullen mensen het als een noodsituatie beschouwen. Het kan echt nog wel lang duren, maar je kan niet 2 – 3 jaar lang een noodsituatie continueren.

Waar haalt u in een tijd als deze uw inspiratie en/of energie vandaan?

Uit de positieve feedback van de mensen.

Is er iets dat u zelf of uw organisatie wezenlijk anders gaat doen als deze crisis bezworen is?

Ja absoluut. Het is allereerst belangrijk om te beseffen dat we zelf zoveel verstoringen veroorzaken in het productieproces. Het is goed om meer rust te hebben. Altijd maar willen groeien verstoort de gewone gang van zaken. De dwangmatige focus daarop is nu weg. En we zien dat een steady state voor iedereen goed is. Veranderingen blijven natuurlijk nodig, dus je aanpassen is begrijpelijk, maar dat kan strakker. Veranderingen moeten korter duren en minder vaak plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan de snelle en voortdurende veranderingen van de IT-systemen. Het is belangrijk om meer focus te hebben om het huidige werk goed te doen, en als er dan een weloverwogen verandering doorgevoerd moet worden, dan kort en snel.

Ik hoop ook dat we het onderlinge vertrouwen kunnen vasthouden. De dagelijkse online reflectie op de gang van zaken met het programma Zoom, zullen we sowieso blijven doen. En meer thuiswerken, dat zal ook blijven.

Persoonlijk vind ik het ook wel prettig dat ik wat minder afspraken heb. Heb meer ruimte, dat wil ik ook behouden.

Wat geeft u uw team en medewerkers mee?

Natuurlijk de heldere, duidelijke richtlijnen, werken binnen een helder kader. En: blijf communiceren.

Als u uw ogen sluit en u ziet de toekomst wat ziet u dan?

Vrij weinig.

Als er geen Corona crisis was dan zou ik nu…

Met mijn vrouw aan het fietsen zijn in Zuid-Limburg en de kinderen zouden bij Opa en Oma zijn.