HR-uitdagingen in de advocatuur

Welke HR-uitdagingen zijn prominent aanwezig binnen de advocatuur? En hoe spelen HR-managers, directieleden en partners bij advocatenkantoren hier op in? In gesprek met Ron Andriessen, partner bij Labré Advocaten, Nana Le Brun - van Susante, directeur/bestuurder bij Ten Holter Noordam advocaten, Désirée Smael, HR-directeur bij Kennedy Van der Laan en Solange Doesburg Smits, Kantoordirecteur bij Hekkelman onderzoeken we de volgende zes thema’s:

1. Hoog verloop door een slechte work-life balans
2. Gebrek aan juridisch talent
3. Van ad-hoc naar structureel HR-beleid
4. Diversiteit en inclusiviteit
5. Discussies over partnerstructuur en leiderschapsstijl
6. Thuis versus op kantoor werken

Hoog verloop door slechte work-life balans

Een baan als advocaat is hard werken. Dat geldt voor iedereen, van advocaat-stagiaires tot associates en van junior advocaten tot partners. Tegelijkertijd is in de samenleving ook een andere trend merkbaar: fulltime werken is niet meer overal de standaard. Een goede balans tussen werk en privé is voor veel mensen in toenemende mate belangrijk. Is die balans zoek? Dan is job-hoppen tegenwoordig ook niet ongewoon. Het resultaat? Een hoog verloop in het personeelsbestand en steeds meer mensen die bewust kiezen voor minder uur werken per week. Welke weerslag heeft dat op de advocatuur?

Uitval na 7 jaar

Op veel kantoren is het een uitdaging om de uitstroom van medewerkers te hanteren. Steeds meer advocaten kiezen na 6 tot 7 jaar bijvoorbeeld voor een carrière als jurist in het bedrijfsleven. Dat heeft te maken met verwachtingen van het kantoor, maar ook met het managen van een goede balans tussen werk en privé. Désirée Smael, HR-directeur bij Kennedy Van der Laan: “Dertig jaar geleden werd je uitgelachen als je minder dan 40 uur wilde werken, nu is dat heel normaal.”

Wat is dan de oplossing? “Maatwerk”, zegt Désirée Smael. “Scheer niet iedereen over één kam. Er moet een meer individuele aanpak komen, al is dat een puzzel. Je krijgt meer betrokkenheid als je als organisatie ook betrokken bent bij je mensen.” Solange Doesburg Smits, Kantoordirecteur bij Hekkelman beaamt dit: “Wij zetten heel erg in op coaching bij specifieke behoeftes. Er is geen one-size-fits-all. We geloven in persoonlijk contact. Daardoor weten we wat er speelt en kunnen we beter en sneller handelen.”

Uitstroom van talent voorkomen

Talent aantrekken, voeden en vasthouden is het devies. Maar hoe? Désirée Smael: “De begeleiding van medewerkers tijdens hun carrière is essentieel. Dat doen we op verschillende thema’s. Werkdruk is daar één van. Medewerkers krijgen handvatten om beter om te gaan met stressvolle situaties en het vinden van een goede balans. Dat gaat niet alleen over werk, want ook wat er in het privéleven gebeurt speelt een rol. Daarom geeft het programma tips over zaken als slapen, ademhaling en voeding. Bespaar daar niet op! Anders loopt de ervaring weg, en dat is zonde.”

Het gesprek tijdig en constant voeren, is een andere veel gehoorde manier om een vinger aan de pols te houden bij medewerkers. Ron Andriessen, partner bij Labré Advocaten: “Wachten tot het moment dat zevendejaars een keuze maken om wel of niet te blijven is funest. Het is belangrijk om gedurende de hele loopbaan gesprekken te voeren en te voelen waar de behoefte van die medewerker ligt. Geef medewerkers de ruimte om hun eigen pad te kiezen en zich te ontwikkelen op een manier die bij hen past.”

Leren omgaan met hoge werkdruk

Mentale gezondheid krijgt bij advocatenkantoren steeds meer de aandacht die het verdient. Désirée Smael: “We doen veel verschillende dingen om te zorgen dat medewerkers zo vitaal mogelijk zijn en blijven.” Leren praten over werkdruk en stress is heel erg belangrijk. Zeker in de hiërarchische wereld van de advocatuur. Désirée Smael begrijpt dat wel: “Als advocaat-stagiair ben je behoorlijk afhankelijk van het kantoor. Na de beroepsopleiding is het immers het kantoor dat bepaalt of je mag blijven en dat brengt druk met zich mee.”

Nana Le Brun - van Susante, directeur/bestuurder bij Ten Holter Noordam advocaten beaamt dat: “Jonge medewerkers krijgen bij ons een patroon en een mentor om hen te begeleiden. De mentor is vaak een medior medewerker en staat daardoor dichter bij de junior. Dat voelt vertrouwd en er ligt minder druk op. Het is iemand waar de junior naartoe kan met vragen die hij niet direct aan zijn patroon wil stellen.” Nana Le Brun vertelt dat dit belangrijk is voor het zelfvertrouwen van de jonge medewerker: “Hoe toegankelijk ons kantoor ook is, de patroon is toch degene die jou beoordeelt en daar wil je misschien niet naartoe met vragen die voor jouw gevoel wat ‘dom’ zijn.”

Gebrek aan juridisch talent

De arbeidsmarkt is krap en de doorstroom groot. Veel kantoren kampen met een tekort aan personeel. Zeker in meer senior functies of niche specialisaties is de spoeling dun. Er is veel concurrentie tussen kantoren onderling. Headhunters en vergelijkbare bureaus springen daar gretig op in.

Zoeken naar specifieke kennis

Via nauwe connecties met universiteiten en andere opleiders is er nog redelijk wat aanwas aan jong talent. Désirée Smael: “Advocaat-stagiaires vinden, lukt redelijk vanwege bijzondere profiel van ons kantoor. Daarnaast worden rechtenstudenten over het algemeen goed bediend om een juiste keuze te maken. Bijvoorbeeld door in-house dagen en kortere stages.” Maar hoe meer ervaring of hoe specialistischer de kennis, hoe leger de vijver. Solange Doesburg Smits legt uit: “Ons kantoor opereert op hoog niveau in zeer specialistische zaken. Dat is ook waar cliënten ons op selecteren. Juist voor die specialisaties is het lastig om geschikte kandidaten te vinden.” Klopt er een kandidaat aan die aan de eisen voldoet? Dan begint het eigenlijk pas: “Wij voeren assessments uit. Deels om van tevoren goed inzicht te krijgen in de vaardigheden van de kandidaten”, legt Solange Doesburg Smits uit. “Analytisch vermogen is bijvoorbeeld belangrijk voor ons. Het assessment helpt om goed inzicht te krijgen in de potentiële medewerker, zowel op cognitieve capaciteit als op persoonlijkheid.” Die assessments worden bij Hekkelman vervolgens ook ingezet als ontwikkelinstrument. Solange Doesburg Smits: “Het is vooral ook een tool om de medewerker te helpen bij de persoonlijke ontwikkeling én de ontwikkeling van zijn/haar carrière. De medewerker krijgt daar zelf ook inzicht in.”

Headhunters domineren de arbeidsmarkt

Ron Andriessen vult aan: “Ik krijg van onze advocaten te horen dat ze ontzettend veel gebeld worden door headhunters. Dat er dus flink aan onze medewerkers getrokken wordt is iets wat we ons moeten realiseren.” Hij legt uit dat medewerkers de schaarste in de markt soms ook in hun voordeel gebruiken: “Het biedt hen natuurlijk een stevigere onderhandelingspositie tijdens bijvoorbeeld gesprekken over een bonus. Dan noemen ze en passant dat ze iedere dag gebeld worden. Met een knipoog, dat wel. Maar het is een signaal dat we serieus moeten nemen”.

Assessments inzetten

Wanneer is het slim om een assessment in te zetten? Bouke Rutten, senior adviseur bij GITP: “In de huidige arbeidsmarkt vechten kantoren om talent aan te trekken. Eén kandidaat heeft tegelijkertijd meerdere sollicitaties lopen. De concurrentie is dus moordend en dat maakt het des te belangrijker om de juiste kandidaat te kiezen. Anders kun je over een paar maanden weer dezelfde molen in. Met een assessment kun je enerzijds beoordelen hoe een sollicitant scoort op het gebied van stressbestendigheid, het managen van de werk-privé balans en de potentie om door te groeien tot een goede advocaat. Ook verwerf je anderzijds inzicht in analytisch en overstijgend vermogen van de kandidaat. Daarnaast is het ook direct een manier om ontwikkelpunten mee te geven als onderdeel van het talentmanagementproces.”

Van ad-hoc naar structureel HR-beleid

De HR-afdeling speelt een cruciale rol bij een advocatenkantoor. Tegelijkertijd moet de afdeling altijd positie verwerven binnen de organisatie. Désirée Smael: “Je moet weten hoe het werkt en hoe je dingen voor elkaar moet krijgen. Partners meekrijgen is belangrijk, dus je moet veel meer nadenken over hoe je draagvlak voor je voorstel creëert.” Door de krappe arbeidsmarkt zijn HR-medewerkers heel erg zoekend naar mogelijkheden om talent aan zich te binden én zich te onderscheiden van andere kantoren. De stap van een ad-hoc naar een structureel HR-beleid, draagt daaraan bij.

Advocaten moeten zich jaarlijks blijven ontwikkelen. Dat is een vereiste. Toch zijn er grote verschillen tussen kantoren. Waar het ene kantoor de vaste structuur los begint te laten, verstevigen andere kantoren dit proces juist. Bijvoorbeeld door opleidingstrajecten, coaching, strakke beoordelingscycli etc. Eén ding staat als een paal boven water: de ontwikkeling en begeleiding van medewerkers wordt steeds belangrijker. Voor de medewerker zelf, maar zeker ook voor de ontwikkeling en propositie van het kantoor. Advocaten met een veelgevraagde of zeer specifieke specialisatie zijn aantrekkelijk voor een kantoor en zorgen voor omzet.

Ron Andriessen: “Ik vind het belangrijk om de cyclus van beoordelings- en functioneringsgesprekken erin te houden. Steeds meer organisaties stoppen hiermee. Door mijn achtergrond in arbeidsrecht kijk ik daar toch iets anders tegenaan. In de hectiek van de dag wordt een dergelijk gesprek al snel uit- of afgesteld. Een gesprekscyclus helpt dat te voorkomen. Bovendien heb je dan bij een conflict meer om op terug te vallen.” Bij Labré Advocaten plannen ze daarom eens per jaar een functioneringsgesprek én een beoordelingsgesprek. De aanpak bij Kennedy Van der Laan is anders, vertelt Désirée Smael: “We zoeken naar een nieuwe gesprekscyclus omdat we regelmatiger om de tafel willen met medewerkers. We willen vooral vooruit kijken. Wat wil een medewerker verder ontwikkelen? Assessments zijn dan een nuttige toevoeging om medewerkers te helpen naar de toekomst te kijken. Niet op het niveau zoals we dit voor het partnertraject insteken, maar in een light-variant.”

Verder leren

Blijven leren zit heel erg in het DNA van advocaten. Solange Doesburg Smits vertelt hoe ze dat ondersteunen met de Hekkelman Academy: “Onze Academy is tweeledig. Aan de ene kant zijn er de vakinhoudelijke opleidingen en aan de andere kant trajecten gericht op het ontwikkelen van vaardigheden, de zogenaamde soft skills. We geloven dat medewerkers veel hebben aan dit soort skills in hun verdere loopbaan.” Het aanbod is groot en voor een deel mogen medewerkers zelf bepalen welke trainingen ze volgen. Solange Doesburg Smits: “We hebben een breed pallet aan ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Natuurlijk, er zijn verplichte trainingen. Dit zijn met name de trajecten om PO-punten voor te halen. Maar het doel is vooral om medewerkers op allerlei vlakken te ontwikkelingen. Juist ook hun soft-skills, zoals communicatieve of leiderschapsvaardigheden, zijn daarbij belangrijk.”

Coaching en talentontwikkeling als pijler binnen het HR-beleid

Structureler aandacht besteden aan HR zien we op veel kantoren ook terug in de vorm van opleidingen en coachingstrajecten. Nana Le Brun: “Bij Ten Holter Noordam hebben we een uitgebreid loopbaantraject. Afhankelijk van de mate van senioriteit krijgen advocaten en advocaat-stagiaires tools en ontwikkeling tot hun beschikking om zich verder te professionaliseren.” Bij veel kantoren ligt de focus bij junioren en stagiaires vaak op de ontdekkingsreis. Wat vind je leuk? Wat kan je goed? Waar wil je je verder in ontwikkelen? En welke vaardigheden heb je daarbij nodig. Nana Le Brun: “De waarden van een kantoor spelen daarbij ook een grote rol. Ondernemerschap is een belangrijk, maar een in de advocatuur soms wat beladen onderwerp. In ons traject geven we medewerkers de tools om daar hun eigen stijl in te vinden. Zodat het echt bij hen past.”

Doorlopend coachen

Nana Le Brun: “We bieden ook coachingstrajecten aan bij iedere gemaakte carrièrestap. Bijvoorbeeld van stagiair naar medewerker, van medewerker naar senior en van senior naar associate. In dat traject wordt er gekeken naar wat er in de volgende ‘fase’ van een medewerker wordt verwacht en hoe dat vorm krijgt.” Trajecten zoals dit zijn vaak vertrouwelijk, met een externe coach. Het kantoor krijgt hierover geen terugkoppeling. Nana Le Brun: “Dat is ook niet het doel. Voor ons gaat het erom dat het overgangsproces naar een nieuwe rol zo soepel mogelijk verloopt voor de medewerker en dat deze daar vooral zijn/haar eigen weg in vindt.”

Focus op ontwikkeling

Historisch gezien is er binnen de advocatuur weinig aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en ontwikkeling van leiderschapsvaardigheden. Juist die vaardigheden zijn belangrijk om tijdig aan de bel te trekken als de balans even zoek is en jonge medewerkers op een goede manier te begeleiden in hun loopbaan. Gelukkig lijkt daar verandering in te komen. Annick Raymakers, senior adviseur bij GITP: “De soft skills zijn essentieel voor advocaten. Dat gaat niet alleen over eigen vaardigheden, maar ook over het op een goede manier begeleiden van advocaat-stagiaires en junior advocaten. Soms noemen ze dit trots coaching, maar doorvragen levert op dat het in de praktijk niet veel meer is dan met een rood potlood naast een stagiair gaan zitten en alles doorstrepen wat fout is.” Reflectie is hier het toverwoord volgens Annick: “Door naar zichzelf als ‘coach’ te kijken en te ervaren wat hun manier van begeleiden daadwerkelijk inhoudt, gaan ze er met een andere bril naar kijken.”

Diversiteit en inclusiviteit

Diversiteit en inclusiviteit zijn wereldwijd actuele thema’s die ook in de advocatuur spelen. Voor de HR-afdeling op diverse kantoren zijn het ingewikkelde onderwerpen. Maar dat betekent niet dat ze vermeden worden. Solange Doesburg Smits: “We zijn ons heel erg bewust van het nut van een divers en inclusief personeelsbestand. Advocatenkantoren zijn net zo goed een afspiegeling van de samenleving.”

Désirée Smael benadrukt: “Kennedy Van der Laan is een maatschappelijk betrokken kantoor. We vinden dat het kantoor dan ook die hele maatschappij moet vertegenwoordigen.” Diversiteit en inclusiviteit gaan over meer dan de verhouding tussen mannen en vrouwen op kantoor. Het gaat verder dan medewerkers met verschillende culturele achtergronden. Désirée Smael: “Wij zoeken actief naar mensen met een niet-gebruikelijke achtergrond. Bijvoorbeeld iemand van wie de ouders juist niet gestudeerd hebben. Of een kandidaat die een langere weg heeft afgelegd om advocaat te worden, in plaats van iemand die fluitend het vwo en de rechtenstudie doorlopen heeft.” Dat betekent niet dat culturele diversiteit vergeten wordt. Op veel websites van advocatenkantoren prijken nog voornamelijk blanke poppetjes. Kennedy Van der Laan is een kantoor dat daarin al flinke stappen zet. “Onze commissie Diversiteit werkt samen met het Amsterdamse bureau Diversion om de diversiteit binnen Kennedy Van der Laan te vergroten.” vertelt Désirée Smael. “Ze hebben onze medewerkers geïnterviewd over de diversiteit bij ons kantoor. De inzichten van medewerkers zijn voor ons heel waardevol. Zo horen we van binnenuit waar we mee aan de slag moeten en vooral: waar de prioriteit ligt.”

Discussies over partnerstructuur en leiderschapsstijl

In de advocatuur is historisch gezien een hiërarchische structuur de standaard. Toch wankelt deze pilaar bij steeds meer kantoren. Organisaties worden platter en de lijntjes korter. Naast de veranderende structuur binnen advocatenkantoren is ook de leiderschapsstijl een onderwerp van discussie. De ‘zachte kant’ van het leidinggeven is onderbelicht en er is niet altijd tijd vanuit een partner om leiding te geven aan associates. Hier ligt een rol voor HR.

“Er moet een cultuur doorbroken worden”, zegt Annick. “We zien bij GITP dat er vanuit HR veel geprobeerd wordt. Met wisselend succes. De partners moeten het zien zitten en dat is lang niet altijd het geval. Het is lastig om interventies in te bedden in de organisatie. Dat heeft onder andere te maken met het onderscheid tussen ‘earners’ en ‘burners’. Heel gechargeerd gezegd: advocaten verdienen het geld en de staff geeft het uit. Door te focussen op kleine verbeteringen, zet je uiteindelijk grote stappen. Maar het is een langdurig en soms moeizaam proces.”

Verschil is aanwezig

Hoe laagdrempelig de organisatie ook is en hoeveel er ook geprobeerd wordt om de lagen tussen de functies te verwijderen, medewerkers blijven zich altijd bewust van het feit dat iemand een partner is. Nana Le Brun: “Als partner moet je dat niet vergeten. Zeker als je net bent toegetreden tot de maatschap is dat voor jonge partners echt een omschakeling waar ze aan moeten wennen. Medewerkers zijn mensen die met en voor jou werken. Als het goed is, is er een grote mate van vertrouwen en openheid. Maar die barrière is er altijd, hoe klein ook.”

Ook ogenschijnlijk kleine zaken, zoals de indeling van het kantoor zijn van belang. Nana Le Brun: “Op ons kantoor zijn alle werkkamers even groot en de muren zijn van glas. Of je nou partner bent of advocaat-stagiair, iedereen zit door en met elkaar op de kamer en je hebt dezelfde ruimte tot je beschikking. Dat draagt bij aan transparantie en vermindert hiërarchie.”

De partnerstructuur veranderen

Bij de meeste kantoren duurt het zo’n twaalf tot veertien jaar om partner te worden. Maar wil de jongere generatie nog wel partner worden? Ron Andriessen: “Ik geloof dat er altijd advocaten zijn die partner willen worden. Maar een groeiende groep vindt het ook wel prima om die stap juist niet te maken. En daar is eigenlijk nog geen goede modus voor gevonden. De up-or-out cultuur zit daarvoor misschien te veel ingebakken in de advocatuur.” Het bekende model wordt op veel kantoren nog gebruikt. Al gaan er ook tegengeluiden op. Solange Doesburg Smits: “Partners zijn nodig om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Maar er zijn ook andere manieren om vorm te geven aan je carrière. We zien dat het dilemma’s oplevert voor mensen die tien tot vijftien jaar advocaat zijn en geen partner (willen) worden. Terwijl de ervaring die zij hebben juist ontzettend waardevol is voor ons kantoor.”

Het proces om een partnerstructuur te veranderen is tijdrovend. Maar de vraag is of het huidige model nog wel toekomstbestendig is. Annick Raymakers: “GITP kan hierin begeleiden door mee te denken over de gevolgen van zo’n keuze. Wat is wijsheid en wat heb je nodig? Wat betekent de veranderende structuur voor de medewerkers? Krijg je een andere inrichting van verantwoordelijkheden? Krijg je een manager? etc. Dat zijn vragen waar wij over meedenken.”

Een nieuwe manier van leidinggeven

Heel veel aandacht voor soft skills en leidinggeven is er op de meeste advocatenkantoren nog niet. En dat is opmerkelijk. In het bedrijfsleven bijvoorbeeld, is het niet meer dan normaal dat een manager zich niet alleen vakinhoudelijk ontwikkelt, maar ook op het gebied van leidinggeven. Gelukkig komt daar wel stukje bij beetje meer aandacht voor. Als advocatenkantoor zijn de mensen uiteindelijk toch het kapitaal. Partners zijn gewend dingen op hun eigen manier te doen. Vliegen dingen aan vanuit hun expertrol en hebben minder kaas gegeten van een coachende of managende rol. Wat betekent dat? Hoe ga je gesprekken aan met medewerkers? Hoe pak je dat aan? Annick Raymakers: “We geven kantoren handvatten om hun zevendejaars te ontwikkelen richting een nieuwe manier van leidinggeven.”

Thuis of op kantoor werken: het nieuwe normaal

Na anderhalf jaar zo veel mogelijk thuiswerken lijkt een volledige werkweek op kantoor voor veel mensen een brug te ver. Kantoren zoeken daarom naar een combinatie tussen werken op kantoor en thuis: het hybride model. Sommige advocatenkantoren faciliteren dit bewust. Maar ook de combinatie tussen thuis en op kantoor werken brengt de nodige uitdagingen met zich mee.

Hekkelman in Nijmegen is zo’n kantoor. Solange Doesburg Smits vertelt: “Advocaten hebben de vrijheid om zelf te kiezen waar ze werken. We adviseren wel om minimaal één dag per week naar kantoor te komen, of op z’n minst ergens samen te werken met de sectie. Voor ondersteunend personeel is dat wel anders. Zij hebben niet altijd de mogelijkheid om thuis te werken.” Juist dat onderscheid tussen wie wel en wie niet op kantoor mag werken, zorgt soms voor ingewikkelde situaties. “Als er een maximaal aantal mensen op kantoor mag zijn, kijken we goed naar de persoonlijke situatie van medewerkers. Iemand die thuis bijvoorbeeld weinig ruimte heeft of altijd alleen zit, krijgt in zo’n geval voorrang. Het is een lastige situatie, maar we houden oog voor onze mensen”, vertelt Solange Doesburg Smits. “Met de beperkte mogelijkheden die we hebben, proberen we het zo goed mogelijk te doen.”

Jonge medewerkers krijgen voorrang

Nana Le Brun legt uit dat de focus bij hen – zeker in deze tijd - vooral op de jongere medewerkers ligt: “Afhankelijk van de geldende maatregelen, mogen medewerkers op kantoor werken. Daarbij krijgen stagiaires of nieuwe medewerkers die starten bij ons voorrang. Samen met hun begeleider of patroon mogen ze op kantoor komen werken.” Volgens Nana Le Brun is dit essentieel om te zorgen dat medewerkers zich verbonden voelen met hun nieuwe collega’s en de kernwaarden van het kantoor. Verder kent het kantoor een thuiswerkbeleid waarbij advocaten een aantal dagen thuis mogen werken. Mogen en niet moeten, ook daar bestaat vrijheid in.

Tijdens de lockdowns werd er (noodgedwongen) heel veel gefaciliteerd. Het werd opeens duidelijk dat er eigenlijk veel mogelijk was. Maar er was ook een duidelijke keerzijde: het is makkelijk om de connectie met kantoor en collega’s te verliezen. Even sparren met een collega en direct feedback op een stuk tekst, op kantoor gaat het sneller. Zeker voor jonge medewerkers is het heel waardevol om te leren van collega’s. Hybride werken klinkt prachtig, maar de praktijk lijkt weerbarstiger.

Ruimte voor ontspanning en verbinding

Af en toe werken vanuit huis biedt veel voordelen, maar door de coronamaatregelen kennen we ook allemaal de keerzijde van de medaille. Zeker als advocaat, wat een vrij individualistisch beroep is; het is voor het uitvoeren van het werk lang niet altijd nodig om contact te hebben met anderen. Solange Doesburg Smits: “Direct toen het weer kon, hebben we een feest georganiseerd. We konden goed zien wat dat deed met het groepsgevoel en de verbinding tussen collega’s. Samen leuke dingen doen brengt luchtigheid in een wereld waar declarabiliteit vaak op één staat. Hard werken is niet verkeerd, maar het moet wel vol te houden zijn.”