Hoe hou je medewerkers betrokken in de ‘digital age’?

Wat is betrokkenheid?

Betrokkenheid, we hebben er allemaal wel een gevoel bij, maar organisaties gebruiken verschillende omschrijvingen en methodes om betrokkenheid te definiëren en te meten. Eén van de populairste definities is nog altijd die van Porter (1974):

“Betrokkenheid zegt iets over de mate waarin het individu zich identificeert met en geïnvolveerd is in een organisatie.”

Hoe je dit meetbaar maakt? Daar komen factoren als een sterk geloof in de waarden van de organisatie en de bereidheid om zich (extra) in te spannen voor de organisatie om de hoek. Ook de eNPS (employee Net Promotor Score), waarbij medewerkers wordt gevraagd of zij hun werkgever bij anderen aanbevelen, is een veelgebruikt instrument.

Het effect van een hogere medewerkersbetrokkenheid

Betrokken medewerkers hebben een positief effect op de organisatie. Onderzoek van Gallup onder Amerikaanse organisaties heeft aangetoond dat in vergelijking met organisaties met een lage betrokkenheidscore, organisaties met een hoge medewerkersbetrokkenheid (top 25% score) veel voordelen ervaren, zoals:

• 41% minder ziekteverzuim
• 17% meer productiviteit
• 24% - 59% weet medewerkers langer aan zich te binden (afhankelijk van de industrie)
• 21% meer winst

Niet voor niks is het vergroten van de betrokkenheid onder medewerkers, al jarenlang een speerpunt op veel HR agenda’s. Tevreden en hardwerkende medewerkers kunnen de organisatie namelijk miljoenen opleveren en welk managementteam is daar nou niet gevoelig voor? Het loont dus absoluut om te investeren in de betrokkenheid van medewerkers. De vaak financieel interessante instapmodellen die digitale middelen en kanalen bieden, kunnen hierbij een katalysator zijn.

Vier factoren die medewerkersbetrokkenheid aanwakkeren

Tijdens de Employee Experience Challenge van het NVP sprak Kay de Gier – Formanek over vier factoren die medewerkersbetrokkenheid aanwakkeren om deze vervolgens te koppelen aan de hedendaagse digitale tools van een HR.

Het zijn eigenschappen die MacLeod in 2009 aanhaalde in zijn gezaghebbende rapport ‘Engaging for Succes’. Deze factoren maken vaak het verschil tussen organisaties met veel en weinig betrokken medewerkers:

1. Strategic narrative; oftewel het bestaansrecht van de organisatie. Waarom bestaan wij als organisatie, nu en in de toekomst?
2. Engaging managers; organisaties waar managers een faciliterende en coachende rol innemen. Deze managers worden aangemoedigd om hun medewerkers kaders en richtlijnen te geven, waarbinnen ze vrij kunnen opereren en zichzelf kunnen ontwikkelen.
3. Employee voice; organisaties waar de medewerker wordt betrokken bij besluitvorming en wordt aangemoedigd om zijn kennis en ervaring binnen alle geledingen van de organisatie te delen.
4. Integrity; organisaties die veel aandacht besteden aan hun kernwaarden worden als integer gezien. Het zijn niet alleen vage termen op papier. Iedereen binnen de organisatie streeft deze waarden na.

Organisaties die één of meerdere van deze eigenschappen bezitten, hebben over het algemeen meer betrokken medewerkers.

De invloed van digitalisering op medewerkersbetrokkenheid

Maar hoe faciliteer je deze eigenschappen in de organisatie en hoe zorg je ervoor dat je iedereen hiermee tevreden stemt? Je hebt tenslotte wel te maken met vier verschillende generaties op de werkvloer en niet iedereen is even handig met technologie.

Technologie biedt medewerkers de mogelijkheid om makkelijker samen te werken, beter te communiceren en elkaar regelmatiger te voorzien van feedback. Deze eigenschappen hebben direct invloed op het aanwakkeren van medewerkersbetrokkenheid. Medewerkers krijgen de mogelijkheid om hun talenten in te zetten, meer de samenwerking op te zoeken binnen alle lagen van de organisatie en zichzelf te ontwikkelen. Organisaties hebben een podium waarop ze frequent medewerkers deel uit kunnen laten maken van organisatiedoelen en kernwaarden.

Al met al kunnen we hieruit afleiden dat de digitalisering veel dingen eenvoudiger maakt en daardoor de betrokkenheid van medewerkers kan vergroten. Het geheel wordt nog krachtiger als een organisatie ook nog steeds face-to-face communicatie zoals, teambijeenkomsten en intervisiesessies inzet.

De voordelen van digitale kanalen en middelen

Door een divers pallet aan communicatiemiddelen in te zetten, kun je medewerkers op frequente wijze bereiken. Denk hierbij niet alleen aan de bekende kanalen als e-mail, intranet en narrowcasting, maar ook aan kanalen die medewerkers in hun dagelijks leven ook graag gebruiken, zoals sociale media. Daarnaast zijn samenwerkingsplatformen als Slack en feedback-apps, zoals de PiReflect de laatste jaren sterk in opkomst.

Deze tools hebben als gedeelde eigenschap dat ze niet bedoeld zijn voor het zenden van informatie, maar juist de interactie aanmoedigen. ‘Luisteren’ en de juiste signalen oppikken, kunnen ervoor zorgen dat je als organisatie tijdig kunt inspelen op bepaalde thema’s. De digitale tools faciliteren bij het creëren van continuïteit in de interactie en geven doorlopend inzicht in de betrokkenheid van medewerkers.

Ook zijn deze tools vaak financieel aantrekkelijk. Sommige bieden zelfs modellen waar je kosteloos kunt instappen en naar mate je meer functionaliteiten gaat gebruiken extra gaat betalen. Dit maakt het laagdrempelig om te experimenteren en de tools te vinden die het beste bij de organisatie passen.